Một cuốn sách tiền mặt nhỏ nhặt là gì?

Khi một công ty cần thực hiện một giao dịch mua nhỏ, một cuốn sách hoặc tài khoản tiền mặt nhỏ thường được sử dụng.Petty Cash là một số tiền nhỏ, thường là ít hơn một trăm đô la, được giữ dưới dạng tiền mặt bởi một người giám sát.Khi một nhân viên mua hàng với các quỹ tiền mặt nhỏ, một mục được thực hiện trong một sổ cái gọi là một cuốn sách tiền mặt nhỏ.Vì thẻ tín dụng của công ty thường được cấp cho một tỷ lệ nhỏ nhân viên, nên tiền mặt nhỏ có thể được yêu cầu cho nhiều chi phí khác nhau.Một ví dụ phổ biến sẽ là một người quản lý văn phòng sử dụng Petty Cash để mua đồ dùng văn phòng cho công ty.Có ít trách nhiệm hơn đối với một công ty cho phép một số tiền nhỏ được phát hành tại một thời điểm thay vì cấp thẻ tín dụng công ty cho người quản lý văn phòng. Ngoài ra, còn có thời gian và chi phí liên quan đến việc viết séc chi phíthay vì sử dụng tiền mặt nhỏ.Giống như với thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng, thường có một số người hạn chế có quyền viết và ký đặc quyền.Việc lấy tiền từ một tài khoản tiền mặt nhỏ hơn nhiều so với việc trải qua quá trình viết kiểm tra.

Điều quan trọng là tất cả các khoản tiền được lấy từ tài khoản tiền mặt nhỏsách.Điều này phục vụ một mục đích kép.Đầu tiên, nó đảm bảo rằng mỗi chi phí được ghi nợ vào tài khoản thích hợp, ví dụ: vật tư văn phòng, cảnh quan, v.v. thứ hai, nó cho phép đối chiếu đơn giản của tài khoản, điều đó có nghĩa là số tiền trên tay cộng với bất kỳ biên lai hoặc chứng từ nàobằng tổng số được hiển thị trong Sách tiền mặt nhỏ. Một số kho cung cấp văn phòng bán phong bì tiền mặt thay vì sách tiền mặt nhỏ.Đây là những phong bì lớn, có thể niêm phong, chứa cả tiền và biên lai và có một mẫu mục nhật ký được in ở bên ngoài.Mỗi lần ghi nợ vào tài khoản tiền mặt được ghi lại trên biểu mẫu này và đó là một cách dễ dàng để theo dõi tiền.Một phong bì mới có thể được sử dụng định kỳ, như mỗi tháng một lần hoặc quý hoặc khi tiền mới được thêm vào tài khoản sau khi nó được giảm xuống một mức nhất định.Chương trình kế toán máy tính chứ không phải là một cuốn sách tiền mặt nhỏ.Người giám sát của tài khoản phải cẩn thận, để đảm bảo rằng mỗi lần giảm tiền mặt được ghi lại vào máy tính.Nó cũng phải được tính vào tài khoản phù hợp, giống như một tấm séc được phát hành.