Τι είναι μια μικροσκοπική απόδειξη μετρητών;

Οποιαδήποτε απόδειξη για παρεπόμενα έξοδα που χρησιμοποιεί ένας υπάλληλος για να λάβει επιστροφή μπορεί να θεωρηθεί ως μικροσκοπική απόδειξη μετρητών.Τα περισσότερα γραφεία και τα τμήματα έχουν αυτό που είναι γνωστό ως ένα μικροσκοπικό ταμείο μετρητών που είναι ενσωματωμένο στους προϋπολογισμούς τους.Οι συνθήκες υπό τις οποίες οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα χρήματα σε ένα μικροσκοπικό ταμείο διαφέρουν, αλλά τις περισσότερες φορές το ταμείο καλύπτει τα δευτερεύοντα μετρητά, όπως η στάθμευση για μια συνάντηση εκτός του χώρου, τα προμήθειες γραφείου ή τα ταχυδρομικά τέλη.Οι εργαζόμενοι που επιβαρύνουν αυτές τις δαπάνες πρέπει να εξοικονομήσουν τις αποδείξεις τους, να συμπληρώσουν ένα μικροσκοπικό κουπόνι ή να εισέλθουν και να υποβάλουν και τα δύο μαζί στον υπεύθυνο προϋπολογισμού για επιστροφή χρημάτων.

Τα κεφάλαια Petty Cash είναι σχεδόν πανταχού παρόντα στην επιχείρηση.Παρόλο που ένας προϋπολογισμός του τμήματος πιθανότατα θα καλύψει τα περισσότερα σημαντικά έξοδα, μπορεί να είναι σχεδόν αδύνατο να προβλεφθεί όλα τα δευτερεύοντα έξοδα που θα προκύψουν κατά τη συνήθη πορεία των πραγμάτων.Οι περισσότεροι υπάλληλοι, σε κάποιο σημείο ή άλλο, θα πληρώσουν από την τσέπη για κάποια έξοδα που σχετίζονται με την εργασία.Όταν συμβεί αυτό, μια μικροσκοπική απόδειξη μετρητών μπορεί να εξασφαλίσει άμεση αποπληρωμή.

Κάθε εταιρεία κατασκευάζει το μικρό σύστημα μετρητών λίγο διαφορετικά.Ορισμένες λίστες εγκεκριμένων μικρών εξόδων μετρητών, ενώ άλλοι αφήνουν τη διακριτική ευχέρεια σε μεμονωμένα διευθυντικά στελέχη.Σε όλες σχεδόν τις περιπτώσεις, όμως, ένας υπάλληλος πρέπει να παρουσιάσει μια απόδειξη για επιστροφή χρημάτων.Η μικροσκοπική παραλαβή μετρητών πρέπει συνήθως να δείχνει τόσο μια αναλυτική περιγραφή όλων των αγορών όσο και το συνολικό ποσό που καταβλήθηκε, επιτρέποντας στους αξιωματικούς του προϋπολογισμού να επιβεβαιώσουν ότι (α) το κόστος είναι κατάλληλο και (β) το ποσό επιστροφής είναι το ίδιο με το πραγματικό ποσό που δαπανάται.Μια εκτυπώσιμη απόδειξη μικρών μετρητών, όπως μπορεί να εκδοθεί για μια ηλεκτρονική αγορά, είναι συνήθως αποδεκτή, όπως είναι ένα φωτοαντίγραφο μιας αρχικής απόδειξης.

Σε μεγάλες εταιρείες, οι εργαζόμενοι που αναζητούν επιστροφή χρημάτων πρέπει συνήθως να υποβάλλουν όχι μόνο μια μικροσκοπική απόδειξη μετρητών, αλλά και ένα κουπόνι επιστροφής μετρητών.Το κουπόνι πρέπει να απαριθμήσει το όνομα του υπαλλήλου, το τμήμα του, το συνολικό ποσό που πρέπει να διανεμηθεί και ένας κωδικός χρηματοδότησης.Οι κωδικοί συσχετίζονται συνήθως με τον τύπο των εξόδων mdash;Πάρκινγκ, για παράδειγμα ή γεύματα.Σε ορισμένες ρυθμίσεις, αυτά τα κουπόνια θεωρούνται εσωτερικά ως το δικό τους είδος μικροσκοπικών εισπράξεων.Συνήθως είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο από τον ιστότοπο του γραφείου του προϋπολογισμού ή μπορούν να εκτυπωθούν από το intranet ενός τμήματος.

Τις περισσότερες φορές, ο υπάλληλος του προϋπολογισμού ή ο ταμίας θα καταγράψει όλες τις μικρές συναλλαγές σε μετρητά σε ένα μικροί βιβλίο του γραφείου.Αυτό το βιβλίο είναι ουσιαστικά ένα βιβλίο για να παρακολουθείτε το υπόλοιπο του Petty Cash Fund.Οποιαδήποτε μικροσκοπική παραλαβή μετρητών ή κουπόνι που υποβάλλεται συνήθως αποθηκεύεται με το βιβλίο σε περίπτωση ελέγχου.