Biên lai tiền mặt nhỏ nhặt là gì?

Bất kỳ biên lai nào cho các chi phí ngẫu nhiên mà nhân viên sử dụng để được bồi hoàn đều có thể được coi là một biên lai tiền mặt nhỏ.Hầu hết các văn phòng và phòng ban có những gì được gọi là một quỹ tiền mặt được xây dựng trong ngân sách của họ.Các trường hợp mà nhân viên có thể sử dụng tiền trong một quỹ tiền mặt nhỏ khác nhau, nhưng hầu hết thời gian quỹ chi trả các chi phí tiền mặt nhỏ, chẳng hạn như đỗ xe cho một cuộc họp ngoài địa điểm, vật tư văn phòng hoặc bưu chính.Nhân viên phải chịu các chi phí này phải lưu biên lai của họ, điền vào một phiếu mua hàng tiền mặt hoặc trượt và gửi cả hai cùng nhau cho nhân viên ngân sách để hoàn trả.Các quỹ tiền mặt nhỏ gần như có mặt khắp nơi trong kinh doanh.Mặc dù ngân sách của bộ phận có thể sẽ bao gồm hầu hết các chi phí lớn, nhưng gần như không thể dự đoán tất cả các chi phí nhỏ sẽ phát sinh trong quá trình làm việc thông thường.Hầu hết nhân viên sẽ, tại một thời điểm này hay lúc khác, trả tiền túi cho một số chi phí liên quan đến công việc.Khi điều này xảy ra, một biên lai tiền mặt nhỏ có thể đảm bảo trả nợ nhanh chóng.

Mỗi công ty cấu trúc hệ thống tiền mặt nhỏ của mình một chút khác nhau.Một số danh sách được thiết lập các chi phí tiền mặt được phê duyệt, trong khi những người khác để lại quyết định cho các nhà quản lý cá nhân.Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, một nhân viên phải xuất trình biên lai để hoàn trả.Biên lai tiền mặt nhỏ thường phải hiển thị cả mô tả được chia thành từng khoản của tất cả các giao dịch mua cũng như tổng số tiền đã trả, cho phép các nhân viên ngân sách xác nhận rằng (a) chi phí là đủ điều kiện và (b) số tiền hoàn trả giống như số tiền thực tế.Một biên lai tiền mặt có thể in được, như có thể được phát hành cho một giao dịch mua trực tuyến, thường được chấp nhận, như là một bản sao của một biên lai gốc.Trong các công ty lớn, nhân viên tìm kiếm bồi hoàn thường không chỉ nộp không chỉ một biên lai tiền mặt mà mà còn là một chứng từ hoàn trả tiền mặt nhỏ.Voucher phải liệt kê tên của nhân viên, bộ phận của anh ta, tổng số tiền được phân phối và mã tài trợ.Mã thường tương quan với loại chi phí mdash;Bãi đậu xe, ví dụ, hoặc bữa ăn.Trong một số cài đặt, các chứng từ này được coi là nội bộ là loại biên lai tiền mặt của riêng họ.Chúng thường có sẵn trực tuyến từ một trang web văn phòng ngân sách hoặc có thể được in từ mạng nội bộ của các phòng ban.Hầu hết thời gian, nhân viên ngân sách hoặc thủ quỹ sẽ ghi lại tất cả các giao dịch tiền mặt nhỏ trong một cuốn sách tiền mặt của văn phòng.Cuốn sách này về cơ bản là một sổ cái để theo dõi số dư của quỹ tiền mặt nhỏ.Bất kỳ biên lai tiền mặt hoặc chứng từ nào được gửi thường được lưu trữ với sổ cái trong trường hợp kiểm toán.