Apa itu tanda terima tunai kecil?

Setiap tanda terima untuk biaya insidental yang digunakan karyawan untuk mendapatkan penggantian dapat dianggap sebagai tanda terima tunai kecil.Sebagian besar kantor dan departemen memiliki apa yang dikenal sebagai dana tunai kecil yang dibangun dalam anggaran mereka.Keadaan di mana karyawan dapat menggunakan uang dalam dana tunai kecil bervariasi, tetapi sebagian besar waktu dana tersebut mencakup biaya tunai kecil, seperti parkir untuk pertemuan di luar lokasi, perlengkapan kantor, atau ongkos kirim.Karyawan yang mengeluarkan pengeluaran ini harus menyimpan tanda terima mereka, mengisi voucher kas kecil atau slip, dan menyerahkan keduanya bersama kepada petugas anggaran untuk penggantian.

Dana tunai kecil hampir ada di mana -mana dalam bisnis.Meskipun anggaran departemen mungkin akan mencakup sebagian besar pengeluaran besar, hampir tidak mungkin untuk memprediksi semua biaya kecil yang akan dikeluarkan dalam perjalanan biasa dalam melakukan sesuatu.Sebagian besar karyawan akan, pada titik tertentu, membayar dari kantong untuk beberapa biaya terkait pekerjaan.Ketika ini terjadi, tanda terima tunai kecil dapat memastikan pembayaran yang cepat.

Setiap perusahaan menyusun sistem tunai kecilnya sedikit berbeda.Beberapa set daftar biaya tunai kecil yang disetujui, sementara yang lain menyerahkan kebijaksanaan kepada manajer individu.Namun, dalam hampir semua kasus, seorang karyawan harus memberikan tanda terima untuk penggantian.Kwitansi tunai kecil biasanya harus menunjukkan deskripsi terperinci dari semua pembelian serta jumlah total yang dibayarkan, memungkinkan petugas anggaran untuk mengkonfirmasi bahwa (a) biaya memenuhi syarat dan (b) jumlah penggantiannya sama dengan jumlah aktual yang dihabiskan.Kwitansi kas kecil yang dapat dicetak, seperti yang mungkin dikeluarkan untuk pembelian online, biasanya dapat diterima, seperti fotokopi tanda terima asli.

Di perusahaan besar, karyawan yang mencari penggantian biasanya harus menyerahkan tidak hanya tanda terima tunai kecil, tetapi juga voucher penggantian uang tunai kecil.Voucher harus mencantumkan nama karyawan, departemennya, jumlah total yang akan didistribusikan, dan kode pendanaan.Kode biasanya berkorelasi dengan jenis biaya mdash;Parkir, misalnya, atau makanan.Dalam beberapa pengaturan, voucher ini dianggap secara internal sebagai jenis tanda terima tunai kecil mereka sendiri.Mereka biasanya tersedia online dari situs web kantor anggaran atau dapat dicetak dari intranet departemen.

Sebagian besar waktu, petugas anggaran atau bendahara akan mencatat semua transaksi tunai kecil dalam buku kas kecil kantor.Buku ini pada dasarnya adalah buku besar untuk melacak saldo dana tunai kecil.Setiap tanda terima tunai kecil atau voucher yang dikirimkan biasanya disimpan dengan buku besar jika audit.