Τι είναι η ηλεκτρονική απόδειξη;

Μια ηλεκτρονική απόδειξη είναι μια απόδειξη αγοράς ή παράδοσης που αποστέλλεται ηλεκτρονικά.Ο παραλήπτης μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό το έγγραφο όπως μια απόδειξη χαρτιού σε ανταλλαγές, επιστροφές ή διαφορές με τον αποστολέα.Οι ηλεκτρονικές εισπράξεις μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για δραστηριότητες όπως η διεκδίκηση εκπτώσεων επί των φόρων.Συνήθως είναι δυνατόν να τα εκτυπώσετε εάν απαιτείται έντυπο αντίγραφο.

Η ηλεκτρονική απόδειξη περιλαμβάνει έναν μοναδικό κωδικό αναγνώρισης για την αναφορά της παραγγελίας, μαζί με μια λεπτομερή περιγραφή.Θα σημειώσει τα στοιχεία επικοινωνίας του αποστολέα και του παραλήπτη, τον τρόπο πληρωμής και οποιεσδήποτε άλλες σχετικές λεπτομέρειες.Αυτό το έγγραφο μπορεί επίσης να φέρει ηλεκτρονική υπογραφή και μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής επιστροφών και ανταλλαγών.

Πολλές ηλεκτρονικές αποδείξεις αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορούν επίσης να σταλούν σε ένα κινητό τηλέφωνο μέσω ενός συστήματος ανταλλαγής κειμένου.Μπορεί επίσης να είναι δυνατή η λήψη αντιγράφων εάν χάσει μια απόδειξη ή δεν φτάνει ποτέ.Ο παραλήπτης μπορεί να συνδεθεί στον ιστότοπο του εμπόρου και να ελέγξει τις εγγραφές στις συναλλαγές του για να βρει την ηλεκτρονική απόδειξη που χρειάζεται.Για ορισμένες συναλλαγές στο διαδίκτυο, η απόδειξη μπορεί να φορτώσει στο πρόγραμμα περιήγησης όταν ολοκληρωθεί η συναλλαγή και ο χρήστης θα πρέπει να το εκτυπώσει ή να σημειώσει τον κωδικό επιβεβαίωσης για μελλοντική αναφορά.δεδομένα στα λογιστικά αρχεία του πελάτη.Το λογισμικό μπορεί να εισάγει τις πληροφορίες στο βιβλίο του χρήστη, να ταξινομήσει τον τύπο αγοράς και να προσαρμόσει αυτόματα το νέο ισοζύγιο λειτουργίας.Οι αγοραστές μπορούν επίσης να διορθώσουν τις πληροφορίες εάν είναι λάθος.Το λογισμικό μπορεί να ταξινομήσει εσφαλμένα μια αγορά, για παράδειγμα ή να κατεβάσει μια ηλεκτρονική απόδειξη που τροποποιείται αργότερα και να καταγράψει ένα λανθασμένο ποσό.

Οι ηλεκτρονικές εισπράξεις μπορούν να τεκμηριώσουν τις αγορές και να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο και πότε έγινε μια αγορά.Επιβεβαιώνουν επίσης τη σειρά και μπορούν να παρέχουν έναν μηχανισμό για τη διόρθωση του εάν είναι λάθος, αν και συνήθως αυτό πρέπει να πραγματοποιηθεί μέσα σε ένα πολύ στενό παράθυρο.Οι αποδείξεις μπορούν επίσης να παράγουν αυτόματα κατά τη στιγμή της παράδοσης.Οι φορτωτές μπορούν να στείλουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αποστολείς και παραλήπτες, ώστε να γνωρίζουν πότε φτάνει ένα πακέτο και η ηλεκτρονική απόδειξη μπορεί να χρειαστεί σε μια διαφορά για την παράδοση.

Η χρήση ηλεκτρονικών αποδείξεων μπορεί να είναι πιο φιλική προς το περιβάλλον και μπορεί επίσης να διευκολύνει τη λογιστική.Ο χρήστης μπορεί να διατηρήσει αντίγραφα σε ένα λογιστικό πρόγραμμα, να συνδέσει τις καταχωρήσεις περιοδικών σε συγκεκριμένες αποδείξεις και να παράσχει αποδείξεις κατόπιν αιτήματος σε μια βολική ηλεκτρονική μορφή.Εάν το έγγραφο των αποδείξεων αγοράζει έναν καταναλωτή που σχεδιάζει να δηλώσει στους φόρους, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι θα είναι προσβάσιμα στο μέλλον και μπορεί να είναι καλή ιδέα να εξοικονομήσετε αντίγραφα σε ένα φάκελο σε σκληρό δίσκο.