Biên lai điện tử là gì?

Một biên lai điện tử là bằng chứng mua hoặc giao hàng được gửi điện tử.Người nhận có thể sử dụng tài liệu này như biên lai giấy trong các trao đổi, trả lại hoặc tranh chấp với người gửi.Biên lai điện tử cũng có thể sử dụng cho các hoạt động như yêu cầu khấu trừ thuế.Thông thường có thể in chúng nếu cần một bản sao cứng.

Biên lai điện tử bao gồm một mã nhận dạng duy nhất để tham khảo thứ tự, cùng với một mô tả chi tiết.Nó sẽ lưu ý người gửi và người nhận thông tin liên hệ, phương thức thanh toán và bất kỳ chi tiết liên quan nào khác.Tài liệu này cũng có thể mang theo chữ ký điện tử và có thể bao gồm thông tin về cách tiến hành trả lại và trao đổi. Nhiều biên lai điện tử được gửi qua e-mail, nhưng chúng cũng có thể được gửi đến điện thoại di động thông qua hệ thống nhắn tin văn bản.Cũng có thể tải xuống các bản sao nếu một biên lai bị mất hoặc không bao giờ đến.Người nhận có thể đăng nhập vào trang web của thương nhân và kiểm tra hồ sơ về các giao dịch của mình để tìm biên lai điện tử mà cô ấy cần.Đối với một số giao dịch trên web, biên lai có thể tải trong trình duyệt khi giao dịch hoàn tất và người dùng sẽ cần in hoặc lưu ý mã xác nhận để tham khảo trong tương lai. Một số phần mềm kế toán sẽ giao tiếp với biên lai điện tử và tích hợp biên laiDữ liệu vào hồ sơ kế toán của khách hàng.Phần mềm có thể nhập thông tin trong sổ cái người dùng, phân loại loại mua và điều chỉnh số dư chạy mới tự động.Người mua cũng có thể sửa thông tin nếu sai;Phần mềm có thể phân loại giao dịch mua không chính xác, ví dụ hoặc tải xuống biên lai điện tử sau này được sửa đổi và ghi lại số tiền không chính xác. Biên lai trực tuyến có thể ghi lại các giao dịch mua và cung cấp thông tin về cách thức và thời điểm mua hàng.Họ cũng xác nhận thứ tự và có thể cung cấp một cơ chế để sửa nó nếu nó sai, mặc dù thường thì điều này phải diễn ra trong một cửa sổ rất hẹp.Biên lai cũng có thể tự động tạo tại thời điểm giao hàng.Các chủ hàng có thể gửi email cho người gửi và người nhận để họ biết khi nào một gói đến và biên lai điện tử có thể cần phải tranh chấp về việc giao hàng. Sử dụng biên lai điện tử có thể thân thiện với môi trường hơn và cũng có thể dễ dàng kế toán dễ dàng hơn.Người dùng có thể giữ các bản sao trong một chương trình kế toán, liên kết các mục nhật ký với các biên lai cụ thể và cung cấp biên lai theo yêu cầu ở định dạng điện tử thuận tiện.Nếu biên lai tài liệu mua một người tiêu dùng có kế hoạch khai thuế, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng chúng sẽ có thể truy cập được trong tương lai và có thể lưu các bản sao vào thư mục trên ổ cứng.