Τι είναι η αυτοματοποιημένη χρέωση;

Η αυτοματοποιημένη χρέωση είναι μια ενέργεια στην οποία η τιμολόγηση για αγαθά και υπηρεσίες συμβαίνει χωρίς την ανάγκη προετοιμασίας του τιμολογίου με το χέρι.Πολλά συστήματα χρέωσης αυτού του τύπου παρέχουν τη δυνατότητα δημιουργίας και αποστολής ηλεκτρονικών αντιγράφων των τιμολογίων στους πελάτες.Η χρήση αυτού του τύπου λογισμικού χρέωσης καθιστά δυνατή τη διαχείριση της διαδικασίας τιμολόγησης με μεγαλύτερη απόδοση, εξοικονομώντας την εταιρεία τόσο στο χρόνο όσο και στα χρήματα.

Υπάρχουν διάφορα χαρακτηριστικά που είναι κοινά για το αυτοματοποιημένο λογισμικό χρέωσης.Στις περισσότερες περιπτώσεις, το λογισμικό έχει σχεδιαστεί για να επιτρέπει τη δημιουργία προφίλ πελατών που περιέχουν όλα τα δεδομένα που απαιτούνται για την ακριβή προετοιμασία του τιμολογίου.Αυτά τα δεδομένα θα περιλαμβάνουν το όνομα του πελάτη, τη διεύθυνση χρέωσης, την επαφή χρέωσης και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν το τιμολόγιο πρόκειται να αποσταλεί ηλεκτρονικά.Στις περισσότερες περιπτώσεις, το αυτοματοποιημένο πρόγραμμα χρέωσης θα συλλέξει δεδομένα από άλλες πηγές που έχουν να κάνουν με τη χρήση του πελάτη ή επιτρέπουν τη χειροκίνητη εισαγωγή παραγγελιών μόλις εκπληρωθούν.Οι διαδικασίες εντός του συστήματος χρέωσης εφαρμόζουν τα κατάλληλα ποσοστά για κάθε παραγγελία και δημιουργούν ένα τιμολόγιο.

Ανάλογα με τον τρόπο διαμόρφωσης του αυτοματοποιημένου συστήματος χρέωσης, το τιμολόγιο μπορεί να εκτυπωθεί, μαζί με ένα φάκελο συντροφιάς, αμέσως μετά τη δημιουργία τιμολογίου.Ωστόσο, είναι δυνατό να ρυθμίσετε το λογισμικό έτσι ώστε τα τιμολόγια να εκτυπώνονται αυτόματα σε μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας.Υπάρχουν ακόμη και ορισμένα παραδείγματα λογισμικού που θα ωθήσουν τα μηχανήματα να διπλώσουν το τιμολόγιο, να το εισάγουν σε ένα προ-εφοδιασμένο φάκελο και να σφραγίσουν το φάκελο.Όταν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται ως μέσο παράδοσης, το σύστημα μπορεί να επιταχύνει την παράδοση αμέσως μετά τη δημιουργία του τιμολογίου ή να διαχειριστεί τη διαδικασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας, μια προσέγγιση που επιτρέπει στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να ερευνούν τα τιμολόγια πριν αποσταλούν.

Τα ηλεκτρονικά συστήματα χρέωσης αυτού του τύπου περιλαμβάνουν μερικές φορές τη δυνατότητα λήψης και εφαρμογής πληρωμών σε εκκρεμή τιμολόγια.Για παράδειγμα, τα τιμολόγια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να περιέχουν έναν ενσωματωμένο σύνδεσμο που επιτρέπει στον πελάτη να κάνει άμεση πληρωμή μετά τη λήψη και την αναθεώρηση του τιμολογίου.Αντί να απαιτεί από ένα άτομο να λάβει την πληρωμή και να το εισαγάγει με μη αυτόματο τρόπο στη βάση δεδομένων των εισπρακτέων λογαριασμών, το λογισμικό αναγνωρίζει την πληρωμή, το εφαρμόζει στον κατάλληλο αριθμό τιμολογίου και αφαιρεί αυτό το ποσό από το υπόλοιπο του λογαριασμού πελάτη.

Η αυτοματοποιημένη χρέωση λειτουργεί πολύ καλά με καταστάσεις όπου ο πελάτης έχει μόνιμη παραγγελία ή υπάρχει επαναλαμβανόμενη πληρωμή που πρέπει να ζητηθεί σε εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση.Με αυτήν την εφαρμογή, το σύστημα μπορεί να διαμορφωθεί ώστε να δημιουργεί αυτόματα στάσεις ή επαναλαμβανόμενα τιμολόγια στους κατάλληλους πελάτες, εξαλείφοντας έτσι την ανάγκη για έναν ή περισσότερους υπαλλήλους να περάσουν ώρες σε αυτό το επαναλαμβανόμενο έργο.Το τελικό αποτέλεσμα είναι ότι το προσωπικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διαφορετικές λειτουργίες, επιτρέποντας στην εργάσιμη ημέρα να είναι πιο παραγωγική και επομένως αποδοτική απόδοση.

Η χρήση της αυτοματοποιημένης χρέωσης είναι κοινή σήμερα με εταιρείες όλων των μεγεθών.Οι τύποι επιχειρήσεων που κυμαίνονται από τις τηλεπικοινωνίες έως τα ηλεκτρονικά καταστήματα λιανικής πώλησης επωφελούνται από τη χρήση αυτού του τύπου λογισμικού.Με την εξοικονόμηση χρόνου και πόρων της εταιρείας, οι επιχειρήσεις είναι σε θέση να διατηρούν τις δαπάνες χαμηλότερες και έτσι να παραμείνουν πιο ανταγωνιστικές.