Apa itu penagihan otomatis?
Penagihan otomatis adalah tindakan di mana faktur untuk barang dan jasa terjadi tanpa perlu menyiapkan faktur dengan tangan.Banyak sistem penagihan jenis ini menyediakan kemampuan untuk menghasilkan dan mengirim salinan elektronik dari faktur kepada pelanggan.Penggunaan perangkat lunak penagihan jenis ini memungkinkan untuk mengelola proses faktur dengan efisiensi yang lebih besar, menghemat waktu dan uang kepada perusahaan.
Ada beberapa fitur yang umum untuk perangkat lunak penagihan otomatis.Dalam kebanyakan kasus, perangkat lunak ini dirancang untuk memungkinkan pembuatan profil pelanggan yang berisi semua data yang diperlukan untuk secara akurat menyiapkan faktur.Data ini akan mencakup nama pelanggan, alamat penagihan, kontak penagihan, dan alamat email jika faktur akan dikirim secara elektronik.Dalam kebanyakan kasus, program penagihan otomatis akan mengumpulkan data dari sumber lain yang berkaitan dengan penggunaan pelanggan, atau memungkinkan untuk masuknya pemesanan manual setelah dipenuhi.Proses dalam sistem penagihan kemudian menerapkan tarif yang tepat untuk setiap pesanan dan membuat faktur.
Bergantung pada bagaimana sistem penagihan otomatis dikonfigurasi, faktur dapat dicetak, bersama dengan amplop pendamping, segera setelah pembuatan faktur.Namun, dimungkinkan untuk mengatur perangkat lunak sehingga faktur dicetak secara otomatis pada waktu tertentu.Bahkan ada beberapa contoh perangkat lunak yang akan meminta mesin untuk melipat faktur, memasukkannya ke dalam amplop yang telah ditangani sebelumnya, dan menyegel amplop.Ketika email digunakan sebagai media pengiriman, sistem dapat mempercepat pengiriman segera setelah menghasilkan faktur, atau mengelola proses email pada waktu tertentu, pendekatan yang memungkinkan pemilik bisnis untuk mensurvei faktur sebelum dikirim.
Sistem penagihan elektronik jenis ini kadang -kadang termasuk kemampuan untuk menerima dan menerapkan pembayaran ke faktur yang beredar.Misalnya, faktur email dapat berisi tautan tertanam yang memungkinkan pelanggan untuk segera memberikan pembayaran setelah menerima dan meninjau faktur.Daripada mengharuskan seseorang untuk menerima pembayaran dan memasukkannya secara manual ke dalam database piutang, perangkat lunak mengakui pembayaran, menerapkannya ke nomor faktur yang sesuai, dan mengurangi jumlahnya dari saldo akun pelanggan.
Penagihan otomatis bekerja sangat baik dengan situasi di mana pelanggan memiliki pesanan tetap, atau ada pembayaran berulang yang harus diminta setiap minggu atau bulanan.Dengan aplikasi ini, sistem dapat dikonfigurasi untuk secara otomatis menghasilkan faktur berdiri atau berulang kepada pelanggan yang tepat, sehingga menghilangkan kebutuhan bagi satu atau lebih karyawan untuk menghabiskan berjam -jam untuk tugas berulang ini.Hasil akhirnya adalah bahwa personel dapat digunakan untuk fungsi yang berbeda, memungkinkan hari kerja menjadi lebih produktif dan dengan demikian biaya hemat.
Penggunaan penagihan otomatis adalah umum hari ini dengan perusahaan dari semua ukuran.Jenis bisnis mulai dari telekomunikasi hingga toko ritel online mendapat manfaat dari penggunaan jenis perangkat lunak ini.Dengan menghemat waktu dan sumber daya perusahaan, bisnis dapat menjaga pengeluaran lebih rendah dan dengan demikian tetap lebih kompetitif.