Mi az automatizált számlázás?

Az automatizált számlázás egy olyan akció, amelyben az áruk és szolgáltatások számlázása anélkül történik, hogy a számlát kézzel kell készíteni.Számos ilyen típusú számlázási rendszer biztosítja a számlák elektronikus másolatainak előállítását és elküldését az ügyfeleknek.Az ilyen típusú számlázási szoftverek használata lehetővé teszi a számlázási folyamat nagyobb hatékonysággal történő kezelését, így a vállalat időt és pénzt is megtakarítva.

Számos olyan funkció, amely közös az automatizált számlázási szoftvereknél.A legtöbb esetben a szoftvert úgy tervezték, hogy lehetővé tegye az ügyfélprofilok létrehozását, amelyek tartalmazzák a számla pontos előkészítéséhez szükséges összes adatot.Ezek az adatok tartalmazzák az ügyfél nevét, a számlázási címet, a számlázási kapcsolatot és az e -mail címet, ha a számlát elektronikus úton kell elküldeni.A legtöbb esetben az automatizált számlázási program adatokat gyűjt más forrásokból, amelyek az ügyfelek használatához kapcsolódnak, vagy lehetővé teszik a megrendelések kézi bejegyzését, miután teljesülnek.A számlázási rendszeren belüli folyamatok ezután alkalmazzák a megfelelő árakat az egyes megrendelésekhez, és hozzon létre egy számlát.

Az automatizált számlázási rendszer konfigurálásától függően a számla kinyomtatható, a társ borítékkal együtt, közvetlenül a számla generálása után.Ugyanakkor beállíthatjuk a szoftvert úgy, hogy a számlákat automatikusan kinyomtassák egy adott napszakban.Van még néhány olyan példa a szoftverre, amely arra készteti a gépeket, hogy hajtsák meg a számlát, illesszék be egy előre címzett borítékba, és lezárja a borítékot.Ha az e -mailt kézbesítési közegként használják, a rendszer azonnal felgyorsíthatja a kézbesítést, miután a számlát generálta, vagy kezelheti az e -mail eljárást egy adott napszakban, ez a megközelítés lehetővé teszi az üzleti tulajdonosok számára, hogy a számlákat felmérjék, mielőtt kikülelik őket.

Az ilyen típusú elektronikus számlázási rendszerek néha magukban foglalják a kifizetések fogadásának és alkalmazását a fennmaradó számlákra.Például az e -mail számlák tartalmazhatnak egy beágyazott linket, amely lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy a számla fogadása és felülvizsgálata után azonnal fizetést nyújtson be.Ahelyett, hogy az egyénnek megkövetelné a fizetés fogadását, és manuálisan írja be azt a követelés -adatbázisba, a szoftver felismeri a fizetést, alkalmazza azt a megfelelő számlaszámra, és levonja ezt az összeget az ügyfélfiók egyenlegéből.

Az automatizált számlázás nagyon jól működik olyan helyzetekkel, amikor az ügyfélnek állandó megrendelése van, vagy van egy ismétlődő fizetés, amelyet heti vagy havonta kell kérni.Ezzel az alkalmazással a rendszer úgy konfigurálható, hogy automatikusan állítsa be az állandó vagy ismétlődő számlákat a megfelelő ügyfelek számára, ezáltal kiküszöbölve annak szükségességét, hogy egy vagy több alkalmazott órákat töltsön erre az ismétlődő feladatra.A végeredmény az, hogy a személyzet felhasználható a különböző funkciókhoz, lehetővé téve a munkanap termelékenyebb és így költséghatékonyabbá válását.

Az automatizált számlázás használata manapság gyakori minden méretű vállalatnál.A telekommunikációtól az online kiskereskedelmi üzletekig terjedő üzleti típusok részesülnek az ilyen típusú szoftverek használatából.A vállalati idő és erőforrások megtakarításával a vállalkozások alacsonyabbak lehetnek, és így versenyképesebbek maradnak.