Thanh toán tự động là gì?

Thanh toán tự động là một hành động trong đó việc lập hóa đơn cho hàng hóa và dịch vụ xảy ra mà không cần phải chuẩn bị hóa đơn bằng tay.Nhiều hệ thống thanh toán loại này cung cấp khả năng tạo và gửi các bản sao điện tử của hóa đơn cho khách hàng.Việc sử dụng loại phần mềm thanh toán này cho phép quản lý quy trình lập hóa đơn với hiệu quả cao hơn, tiết kiệm cho công ty cả thời gian và tiền bạc.Có một số tính năng phổ biến cho phần mềm thanh toán tự động.Trong hầu hết các trường hợp, phần mềm được thiết kế để cho phép tạo hồ sơ khách hàng có chứa tất cả dữ liệu cần thiết để chuẩn bị chính xác hóa đơn.Dữ liệu này sẽ bao gồm tên khách hàng, địa chỉ thanh toán, liên hệ thanh toán và địa chỉ email nếu hóa đơn được gửi điện tử.Trong hầu hết các trường hợp, chương trình thanh toán tự động sẽ thu thập dữ liệu từ các nguồn khác có liên quan đến việc sử dụng khách hàng hoặc cho phép nhập thủ công đơn đặt hàng sau khi chúng được thực hiện.Các quy trình trong hệ thống thanh toán sau đó áp dụng mức giá phù hợp cho mỗi đơn hàng và tạo hóa đơn.Tùy thuộc vào cách cấu hình hệ thống thanh toán tự động, hóa đơn có thể được in ra, cùng với phong bì đồng hành, ngay sau khi tạo hóa đơn.Tuy nhiên, có thể thiết lập phần mềm để hóa đơn được tự động in vào một thời điểm cụ thể trong ngày.Thậm chí có một số ví dụ về phần mềm sẽ nhắc máy móc gấp hóa đơn, chèn nó vào một phong bì được giải quyết trước và niêm phong phong bì.Khi email được sử dụng làm phương tiện giao hàng, hệ thống có thể tiến hành giao hàng ngay sau khi tạo hóa đơn hoặc quản lý quy trình email vào một thời điểm cụ thể trong ngày, một cách tiếp cận cho phép chủ doanh nghiệp khảo sát hóa đơn trước khi chúng được gửi đi.Hệ thống thanh toán điện tử của loại này đôi khi bao gồm khả năng nhận và áp dụng các khoản thanh toán cho các hóa đơn xuất sắc.Ví dụ: hóa đơn email có thể chứa một liên kết nhúng cho phép khách hàng ngay lập tức thanh toán sau khi nhận và xem xét hóa đơn.Thay vì yêu cầu một cá nhân nhận thanh toán và nhập thủ công vào cơ sở dữ liệu phải thu tài khoản, phần mềm nhận ra khoản thanh toán, áp dụng nó vào số hóa đơn phù hợp và khấu trừ số tiền đó từ số dư của tài khoản khách hàng.Thanh toán tự động hoạt động rất tốt với các tình huống mà khách hàng có đơn đặt hàng thường trực hoặc có một khoản thanh toán định kỳ phải được yêu cầu hàng tuần hoặc hàng tháng.Với ứng dụng này, hệ thống có thể được cấu hình để tự động tạo hóa đơn đứng hoặc định kỳ cho các khách hàng thích hợp, do đó loại bỏ sự cần thiết của một hoặc nhiều nhân viên để dành hàng giờ cho nhiệm vụ lặp đi lặp lại này.Kết quả cuối cùng là nhân viên có thể được sử dụng cho các chức năng khác nhau, cho phép ngày làm việc hiệu quả hơn và do đó hiệu quả về chi phí.Việc sử dụng thanh toán tự động là phổ biến ngày nay với các công ty thuộc mọi quy mô.Các loại doanh nghiệp từ viễn thông đến các cửa hàng bán lẻ trực tuyến được hưởng lợi từ việc sử dụng các loại phần mềm này.Bằng cách tiết kiệm thời gian và tài nguyên của công ty, các doanh nghiệp có thể giữ chi phí thấp hơn và do đó vẫn cạnh tranh hơn.