Τι είναι η διαχείριση εκτύπωσης;

Η διαχείριση εκτύπωσης μπορεί να έχει πολλούς ορισμούς.Μπορεί να περιγραφεί καλύτερα ως έλεγχος, διατήρηση και παρακολούθηση ενός περιβάλλοντος εκτύπωσης και των επιπέδων παραγωγικότητάς του.Γενικά, ένας διαχειριστής που εμπλέκεται στη διαχείριση εκτύπωσης μπορεί να διαχειριστεί όλους τους εκτυπωτές στο δίκτυό του.Παρέχεται ενημερώσεις κατάστασης σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τους εκτυπωτές και το δίκτυο στο οποίο λειτουργούν.Στην ουσία, μπορεί να διαχειριστεί πολλούς εκτυπωτές και το περιβάλλον τους από έναν υπολογιστή.Εάν ο διαχειριστής δεν ασχολείται με δραστηριότητες διαχείρισης εκτυπωτή, ίσως χρειαστεί να τείνει σε κάθε υπολογιστή ξεχωριστά.

Η διαχείριση εκτύπωσης προορίζεται να παρέχει στις εταιρείες και στους οργανισμούς τα εργαλεία για να αξιοποιήσουν στο έπακρο τους πόρους τους.Χώρος, υλικό, λογισμικό και χρόνο mdash;Όπως και με τις προθεσμίες mdash;θεωρούνται όλοι όταν προσπαθούν να εξορθολογίσουν τις λειτουργίες εκτύπωσης.Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να επιλέξουν να αναθέτουν τις δραστηριότητες διαχείρισης εκτύπωσης και να λάβουν υπόψη τις συμβουλές των επαγγελματιών που παρέχουν υπηρεσίες διαχείρισης εκτύπωσης.Για παράδειγμα, μια υπηρεσία διαχείρισης εκτύπωσης τρίτου μέρους μπορεί να αξιολογήσει τις διαδικασίες εκτύπωσης των εταιρειών και να προσφέρει προτάσεις όπως αναβαθμίσεις υλικού και λογισμικού, μετεγκατάσταση του εξοπλισμού ή την προσθήκη ενός εργαζομένου για την αύξηση της παραγωγικότητας.

Οι εκθέσεις που παρέχονται από τις βασικές δραστηριότητες διαχείρισης εκτύπωσης μπορούν να βοηθήσουν έναν διαχειριστή στη διατήρηση του τι συμβαίνει στο περιβάλλον εκτύπωσης του.Εάν ένας διαχειριστής εντοπίσει δραστηριότητες που πιστεύει ότι μπορεί να συμβάλει σε ένα πρόβλημα αργότερα, μπορεί να λάβει μέτρα για να αλλάξει αυτές τις συμπεριφορές στο περιβάλλον εκτύπωσης.Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής που παρατηρεί το χαρτί που σπαταλάται μπορεί να επιβάλει όρια εκτύπωσης ή να απαιτεί οι χρήστες να χρησιμοποιούν επιλογές που επιτρέπουν την εκτύπωση διπλής όψης.

Η διαχείριση εκτύπωσης μπορεί επίσης να βοηθήσει έναν διαχειριστή στις προσπάθειες αντιμετώπισης προβλημάτων.Οι ειδοποιήσεις και τα σενάρια μπορούν να σταλούν εξ αποστάσεως μέσω του συστήματος για την αντιμετώπιση προβλημάτων.Αυτά τα προβλήματα μπορεί να κυμαίνονται σε πεδίο εφαρμογής από απλές αλλαγές γραφίτη και χαρτιού στις αποτυχίες του συστήματος.Δεδομένου ότι τα μικρά ζητήματα έχουν συλληφθεί πριν μετατραπούν σε μεγαλύτερα, η ανάγκη για μεγάλη τεχνική υποστήριξη μπορεί να μειωθεί.

Εκτός από τις λειτουργίες εξορθολογισμού, η διαχείριση εκτύπωσης μπορεί να βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρημάτων και στην αύξηση της παραγωγικότητας για μια εταιρεία ή έναν οργανισμό.Για παράδειγμα, οι ευεργετικές δραστηριότητες διαχείρισης εκτύπωσης περιλαμβάνουν εκείνες που μειώνουν τα απόβλητα και ελαχιστοποιούν την ποσότητα των επισκευών που απαιτούνται για να διατηρηθεί ένα περιβάλλον εκτύπωσης.Για να βιώσετε πραγματικά τα οφέλη της διαχείρισης εκτύπωσης, οι αλλαγές θα πρέπει να γίνουν σύμφωνα με τις ειδικές ανάγκες των επιχειρήσεων.