Τι είναι ένας καταγραφέας φωνής;

Οι καταγραφείς φωνής είναι απλές συσκευές εγγραφής φωνής που χρησιμοποιούνται σε μια σειρά επιχειρηματικών ρυθμίσεων.Επίσης γνωστή ως τηλεφωνικός καταγραφέας, ο καταγραφέας φωνής χρησιμοποιείται από πολλές εταιρείες για να καταγράψει και να καταγράψει συζητήσεις μεταξύ πελατών και προσωπικού εξυπηρέτησης πελατών, πωλητών και υποψήφιων πελατών, καθώς και οποιασδήποτε τηλεφωνικής επικοινωνίας που επιθυμείται από την εταιρεία.Τα συστήματα υποστήριξης έκτακτης ανάγκης, τα αστυνομικά τμήματα και άλλοι οργανισμοί δημόσιας υπηρεσίας χρησιμοποιούν επίσης συχνά τους καταγραφείς καταγραφής φωνής ως μέρος των βασικών λειτουργιών.

Υπάρχουν δύο βασικά σχέδια για τον καταγραφέα φωνής.Ένας σχεδιασμός είναι γνωστός ως μορφή εγγραφής λειτουργίας VOX.Αυτή η προσέγγιση χρησιμοποιείται συχνά για καταστάσεις επιτήρησης, καθώς η διαδικασία εγγραφής αρχίζει μόνο όταν ο εξοπλισμός παίρνει ήχο.Η χρήση αυτού του τύπου φωνητικού καταγραφέα προτιμάται συχνά, καθώς εξαλείφει την ανάγκη να κινηθεί μέσα από μεγάλες περιόδους σιωπής που μπορεί να έχουν συμβεί μεταξύ των συνομιλιών.

Μια δεύτερη επιλογή είναι το σχέδιο μη Vox.Αυτή είναι η πιο βασική και η παλαιότερη τεχνολογία φωνητικών καταγραφών.Εδώ, η διαδικασία εγγραφής ξεκινά και συνεχίζεται μέχρι να σταματήσει η διαδικασία, είτε με το χέρι είτε μετά από προκαθορισμένη διάρκεια.Δεδομένου ότι αυτή η μέθοδος δεν βασίζεται στην ενεργοποίηση της φωνής για να ενεργοποιήσει τη διαδικασία εγγραφής, αυτός ο τύπος εξοπλισμού δημιουργεί μια ακριβή καταγραφή του χρόνου που παρέχεται μεταξύ ενεργών συνομιλιών.

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μερικές φορές έναν καταγραφέα φωνής ως μέρος της διαδικασίας κατάρτισης για νέους πωλητές ή προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών.Καθώς η νέα μίσθωση αναλαμβάνει τις ευθύνες του, ο καταγραφέας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να εξασφαλίσει ότι το άτομο ακολουθεί τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας όταν ασχολείται με πελάτες ή υποψήφιους πελάτες.Τα δεδομένα που λαμβάνονται από την εγγραφή μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να βελτιώσουν και να ενισχυθούν η απόδοση του εργαζομένου κατά τους πρώτους μήνες της απασχόλησης, συμβάλλοντας στην κατάργηση των θετικών συνηθειών στο μυαλό του εργαζομένου.

Δεν είναι ασυνήθιστο για μια επιχείρηση να χρησιμοποιεί επίσης εξοπλισμό φωνητικών καταγραφής όταν υπάρχει κάποια υποψία για αντιεπαγγελματική συμπεριφορά εκ μέρους ενός εργαζομένου.Με αυτήν την αίτηση, είναι δυνατόν να διαπιστωθεί εάν υπάρχει ανάγκη για διορθωτικές ενέργειες ή εάν ο εργαζόμενος διεξάγει επαφές με συναδέλφους, πελάτες, πωλητές και οποιονδήποτε άλλον με τον οποίο μιλάει κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.Οι περισσότερες συμβάσεις των εργαζομένων αντιμετωπίζουν το ζήτημα της καταγραφής τηλεφωνικών συνομιλιών και παρέχουν στον εργοδότη το δικαίωμα να συμμετέχει στην παρακολούθηση κλήσεων όσο συχνά επιθυμείτε.

Ο καταγραφέας φωνής μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία μόνιμων αρχείων προφορικών ανταλλαγών, όπως όταν κάποιος καλεί σε μια γραμμή βοήθειας έκτακτης ανάγκης.Στις Ηνωμένες Πολιτείες, το σύστημα 911 στα περισσότερα μέρη της χώρας καταγράφει συστηματικά κάθε εισερχόμενη κλήση προς το σύστημα.Αυτή η προφύλαξη καθιστά πολύ εύκολη την αναθεώρηση των λεπτομερειών της κλήσης αργότερα, έναν παράγοντα που μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος για την επιβολή του νόμου.

Πολλές χώρες σε όλο τον κόσμο απαιτούν από όλα τα μέρη που εμπλέκονται σε μια τηλεφωνική συνομιλία να γνωρίζουν ότι χρησιμοποιείται ένας καταγραφέας φωνής.Ενώ οι διαδικασίες ποικίλλουν, δεν είναι ασυνήθιστο για αυτοματοποιημένες εγγραφές να ειδοποιούν τους καλούντες ότι υπάρχει η πιθανότητα να καταγραφεί η ανταλλαγή ή για τον τηλεφωνικό εξοπλισμό να εκπέμπει ένα σύντομο ηχητικό σήμα σε τακτά χρονικά διαστήματα, επιτρέποντας στον καλούντα να γνωρίζει ότι η συζήτηση καταγράφεται.Όταν ένας καλών έχει λάβει ειδοποίηση σχετικά με τη χρήση του καταγραφέα κλήσεων, η επιλογή να παραμείνει στη γραμμή θεωρείται υπονοούμενη συγκατάθεση που πρέπει να καταγραφεί.