Apa itu keterampilan administrasi?

Untuk mengimbangi tempat kerja yang selalu berubah, para profesional administrasi diberi berbagai tanggung jawab.Para profesional kantor ini dapat berspesialisasi dalam sejumlah bidang, dari profesi hukum, medis, dan pendidikan hingga bidang atau bidang teknologi.Keterampilan administratif akan bervariasi di antara industri yang berbeda serta lokasi geografis yang berbeda.

Meskipun tidak selalu diperlukan, banyak profesional administrasi disertifikasi atau memiliki gelar dalam bisnis, administrasi, teknologi sistem kantor, atau program terkait.Semua posisi ini umumnya akan membutuhkan setidaknya ijazah sekolah menengah saat masuk.Selain itu, seringkali membantu memiliki pengalaman atau pendidikan dalam bidang tertentu.Misalnya, mereka yang bekerja dalam lingkungan hukum mungkin merasa bermanfaat memiliki keterampilan administrasi yang terkait dengan studi paralegal.

Profesional kantor di industri teknologi mungkin merasa berguna untuk memiliki keterampilan matematika, sains, atau komputer tambahan.Sebagian besar pekerjaan pemerintah umumnya akan membutuhkan penyelesaian ujian layanan sipil juga.Pendidikan berkelanjutan, lokakarya, dan organisasi profesional adalah cara lain yang sangat baik untuk memperoleh pengetahuan dan keterampilan administrasi lebih lanjut.

Meskipun tugas mereka dapat bervariasi dari lapangan ke lapangan dan tempat ke tempat, sebagian besar profesional kantor masih akan berbagi serangkaian kemampuan yang serupa.Salah satunya termasuk memiliki keterampilan organisasi yang kuat.Profesional administrasi harus memiliki kemampuan untuk melakukan banyak tugas dan memanfaatkan keterampilan manajemen waktu.Pekerja administrasi diketahui menyulap banyak tugas dan klien selain memenuhi tenggat waktu.Para profesional ini tidak hanya harus memberikan prosedur kantor umum tetapi juga staf pendukung;melakukan penjadwalan;menangani pembelian;melatih orang lain;dan berinteraksi dengan klien, vendor, dan masyarakat umum.

Selain itu, keterampilan administrasi pekerja kantor harus mencakup komunikasi yang luar biasa, baik tertulis maupun lisan.Mereka tidak hanya bertanggung jawab atas penanganan yang cepat dan efisien dari semua panggilan, mereka juga harus secara teratur memeriksa pesan pesan suara dan email, meneruskannya ke pihak yang sesuai.Keterampilan menulis, meneliti, dan tata bahasa yang kuat juga penting untuk penanganan korespondensi tertulis yang tepat di dalam dan di luar kantor.Profesional administrasi pada dasarnya adalah garis hidup kantor.

Memiliki pengetahuan tentang pedoman etiket bisnis dasar dan mempraktikkan kebijaksanaan dengan konten dan materi yang sensitif adalah keterampilan administrasi tambahan yang diperlukan dalam pengaturan kantor.Aspek vital lain dari pekerjaan ini mencakup keterampilan teknologi.Profesional kantor harus memiliki keterampilan komputer dan keyboarding yang kuat.Mereka juga harus tetap mendapat informasi tentang perubahan teknologi dalam berbagai sistem perangkat lunak seperti pengolah kata, spreadsheet, dan basis data, dan mempertahankan keterampilan internet yang memadai.Manajemen catatan juga penting.

Pemeliharaan catatan termasuk prosedur pengarsipan yang memerlukan pengarsipan elektronik dan tangan.Di tengah -tengah semua ini, pekerja administrasi sering diminta untuk memelihara dokumen dan persediaan serta mendistribusikan surat dan paket.Selain itu, peralatan di dalam kantor, seperti mesin faks, mesin fotokopi, dan printer, harus diperiksa dan dipelihara sepanjang hari.Keterampilan administratif membutuhkan pendidikan dan pelatihan seumur hidup untuk mengikuti perubahan teknologi dan tuntutan di seluruh dunia.