Kỹ năng hành chính là gì?

Để theo kịp một nơi làm việc luôn thay đổi, các chuyên gia hành chính được giao một loạt các trách nhiệm.Các chuyên gia văn phòng này có thể chuyên về một số lĩnh vực, từ các ngành nghề hợp pháp, y tế và giáo dục đến các lĩnh vực chính phủ hoặc công nghệ.Kỹ năng hành chính sẽ khác nhau giữa các ngành công nghiệp khác nhau cũng như các địa điểm địa lý khác nhau. Mặc dù không phải lúc nào cũng cần thiết, nhiều chuyên gia hành chính được chứng nhận hoặc có bằng cấp trong kinh doanh, quản trị, công nghệ hệ thống văn phòng hoặc các chương trình liên quan.Tất cả các vị trí này thường sẽ yêu cầu ít nhất một bằng tốt nghiệp trung học khi nhập cảnh.Ngoài ra, thường rất hữu ích khi có kinh nghiệm hoặc giáo dục trong một lĩnh vực cụ thể.Ví dụ, những người làm việc trong môi trường pháp lý có thể thấy có lợi khi có các kỹ năng hành chính liên quan đến nghiên cứu trợ lý.Hầu hết các công việc của chính phủ thường sẽ yêu cầu hoàn thành một kỳ thi công vụ.Giáo dục thường xuyên, hội thảo và các tổ chức chuyên nghiệp là những cách tuyệt vời khác để có được kiến thức và kỹ năng hành chính hơn nữa. Mặc dù nhiệm vụ của họ có thể thay đổi từ lĩnh vực này sang lĩnh vực khác và nơi khác, hầu hết các chuyên gia văn phòng vẫn sẽ chia sẻ một bộ khả năng tương tự.Một trong số này bao gồm có kỹ năng tổ chức mạnh mẽ.Các chuyên gia hành chính phải có khả năng đa nhiệm và sử dụng các kỹ năng quản lý thời gian.Nhân viên hành chính được biết đến để tung hứng nhiều nhiệm vụ và khách hàng ngoài việc đáp ứng thời hạn.Những chuyên gia này không chỉ cung cấp các thủ tục văn phòng nói chung mà còn hỗ trợ nhân viên;thực hiện lập lịch;xử lý mua hàng;đào tạo người khác;và tương tác với khách hàng, nhà cung cấp và công chúng nói chung. Ngoài ra, các kỹ năng hành chính của nhân viên văn phòng phải bao gồm giao tiếp đặc biệt, cả bằng văn bản và bằng miệng.Họ không chỉ chịu trách nhiệm cho việc xử lý nhanh chóng, hiệu quả tất cả các cuộc gọi, họ còn phải thường xuyên kiểm tra thư thoại và email, chuyển tiếp chúng cho các bên thích hợp.Các kỹ năng viết, nghiên cứu và ngữ pháp mạnh mẽ cũng rất quan trọng để xử lý đúng cách các thư từ bằng văn bản trong và ngoài văn phòng.Các chuyên gia hành chính về cơ bản là huyết mạch của văn phòng.Có kiến thức về hướng dẫn nghi thức kinh doanh cơ bản và thực hành quyết định với nội dung và tài liệu nhạy cảm là các kỹ năng hành chính bổ sung cần thiết trong môi trường văn phòng.Một khía cạnh quan trọng khác của công việc bao gồm các kỹ năng công nghệ.Các chuyên gia văn phòng phải có kỹ năng máy tính và bàn phím mạnh.Họ cũng phải được thông báo về những thay đổi công nghệ trong các hệ thống phần mềm khác nhau như xử lý văn bản, bảng tính và cơ sở dữ liệu và duy trì các kỹ năng Internet đầy đủ.Quản lý hồ sơ cũng rất cần thiết. Việc bảo trì hồ sơ bao gồm các quy trình nộp đơn đòi hỏi cả nộp đơn điện tử và tay.Ở giữa tất cả những điều này, nhân viên hành chính thường được yêu cầu duy trì giấy tờ và vật tư cũng như phân phối thư và gói.Ngoài ra, các thiết bị trong văn phòng, như máy fax, máy photocopy và máy in, phải được kiểm tra và bảo trì trong suốt cả ngày.Kỹ năng hành chính đòi hỏi giáo dục và đào tạo suốt đời để theo kịp các công nghệ thay đổi và nhu cầu trên toàn thế giới.