Apa itu Portal Pelanggan?
Portal pelanggan adalah alat online yang memungkinkan pelanggan untuk mengakses informasi dan layanan dari vendor.Gagasan di balik portal adalah untuk menyediakan pelanggan dengan sumber daya yang dapat digunakan sepanjang waktu, serta memungkinkan untuk menerima dukungan kapan dan sesuai kebutuhan dengan minimal menunggu.Contoh terbaik dari portal pelanggan berisi elemen yang proaktif dan reaktif, memungkinkan vendor untuk mengantisipasi kebutuhan pelanggan dan merespons sebelum kebutuhan itu menjadi jelas, serta menanggapi kebutuhan saat muncul.
Saat merancang portal pelanggan yang efektif, ada beberapa fungsi utama yang harus dimasukkan.Salah satu yang paling mendasar adalah akses ke layanan pelanggan.Untuk tujuan ini, portal sering mencakup kemampuan untuk mengirim permintaan email langsung ke profesional layanan pelanggan dari situs web tempat portal didirikan.Dengan beberapa desain portal, akses online ke layanan pelanggan disediakan dalam bentuk alat pesan instan, sesuatu yang bisa sangat efektif jika pelanggan membutuhkan bantuan segera.
Portal pelanggan yang dirancang dengan baik juga akan memungkinkan pelanggan untuk melakukan pemesanan secara online.Ini menghilangkan waktu tunggu pada koneksi telepon, dan memberi pelanggan kesempatan untuk meninjau pesanan secara visual sebelum pengiriman akhir.Fitur ini memungkinkan untuk melakukan pesanan di luar jam kerja normal, sesuatu yang menurut banyak bisnis sangat berguna.
Akses ke informasi akun juga penting dengan portal pelanggan.Menggunakan kode keamanan untuk mengakses informasi mereka, pelanggan dapat menentukan status saat ini dari pesanan yang baru ditempatkan, posting pembayaran ke akun, saldo akun berjalan, dan riwayat pesanan yang ditempatkan di masa lalu.Kemampuan untuk mengakses jenis data ini tanpa harus melakukan panggilan telepon dapat sangat membantu ketika klien perlu meninjau informasi ini dengan cepat, dan tidak mampu menunggu untuk perwakilan yang tersedia berikutnya.
Bukan hal yang tidak biasa bagi portal pelanggan untuk juga dilengkapi untuk memungkinkan pelanggan mencatat keluhan atau kekhawatiran, serta mengajukan pertanyaan.Beberapa portal memungkinkan pelanggan untuk menandai korespondensi dan menunjuk tingkat prioritas, yang dapat membantu mempercepat respons dan inisiasi penelitian tentang apa yang menyebabkan situasi yang menyebabkan pelanggan tingkat ketidaknyamanan.Kemampuan untuk menangani keluhan pelanggan dengan cepat dan efisien ini dapat membantu mencegah pelanggan menghentikan hubungan dan membangun akun dengan pesaing.
Struktur yang tepat dari portal pelanggan akan agak bervariasi, berdasarkan jenis pelanggan yang dilayani oleh portal dan jenis barang dan jasa yang ditawarkan oleh vendor.Salah satu konstan di antara semua versi portal adalah bahwa fungsionalitas harus memberdayakan suara pelanggan dan memastikan dia didengar dengan jelas, dan tanggapan ditawarkan secepat mungkin.