Cổng thông tin khách hàng là gì?

Cổng thông tin khách hàng là một công cụ trực tuyến cho phép khách hàng truy cập thông tin và dịch vụ từ nhà cung cấp.Ý tưởng đằng sau một cổng thông tin là cung cấp cho khách hàng các tài nguyên có thể được sử dụng suốt ngày đêm, cũng như có thể nhận được hỗ trợ khi và khi cần thiết với tối thiểu chờ đợi.Các ví dụ tốt nhất về cổng thông tin khách hàng chứa các yếu tố vừa chủ động và phản ứng, cho phép nhà cung cấp dự đoán nhu cầu của khách hàng và đáp ứng trước khi những nhu cầu đó trở nên rõ ràng, cũng như đáp ứng nhu cầu khi chúng phát sinh.Khi thiết kế một cổng thông tin khách hàng hiệu quả, có một số chức năng chính cần được đưa vào.Một trong những cơ bản nhất là truy cập vào chăm sóc khách hàng.Để kết thúc này, một cổng thông tin thường bao gồm khả năng gửi truy vấn email trực tiếp đến một chuyên gia dịch vụ khách hàng từ trang web nơi thiết lập cổng thông tin.Với một số thiết kế cổng thông tin, quyền truy cập trực tuyến vào chăm sóc khách hàng được cung cấp dưới dạng một công cụ nhắn tin tức thời, một cái gì đó có thể đặc biệt hiệu quả nếu khách hàng cần hỗ trợ ngay lập tức.Một cổng thông tin khách hàng được thiết kế tốt cũng sẽ cho phép khách hàng đặt hàng trực tuyến.Điều này giúp loại bỏ thời gian trên kết nối điện thoại và cung cấp cho khách hàng cơ hội xem xét trực quan đơn đặt hàng trước khi gửi cuối cùng.Tính năng này cho phép đặt hàng ngoài giờ làm việc bình thường, điều mà nhiều doanh nghiệp thấy cực kỳ hữu ích.Truy cập vào thông tin tài khoản cũng là một điều cần thiết với cổng thông tin khách hàng.Sử dụng mã bảo mật để truy cập thông tin của họ, khách hàng có thể xác định trạng thái hiện tại của các đơn đặt hàng được đặt gần đây, đăng các khoản thanh toán vào tài khoản, số dư tài khoản hiện tại và lịch sử các đơn đặt hàng được đặt trong quá khứ.Khả năng truy cập loại dữ liệu này mà không phải thực hiện cuộc gọi điện thoại có thể đặc biệt hữu ích khi khách hàng cần xem xét thông tin này một cách nhanh chóng và không đủ khả năng chờ đợi cho đại diện có sẵn tiếp theo.Không có gì lạ khi một cổng thông tin khách hàng cũng được trang bị để cho phép khách hàng đăng nhập các khiếu nại hoặc mối quan tâm, cũng như đặt câu hỏi.Một số cổng cho phép khách hàng gắn thẻ thư từ và chỉ định mức độ ưu tiên, có thể giúp đẩy nhanh phản ứng và bắt đầu nghiên cứu về những gì dẫn đến tình huống khiến khách hàng có một mức độ bất tiện.Khả năng này để xử lý các khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả có thể đi một chặng đường dài để ngăn chặn khách hàng chấm dứt mối quan hệ và thiết lập tài khoản với đối thủ cạnh tranh.Cấu trúc chính xác của cổng thông tin khách hàng sẽ thay đổi phần nào, dựa trên loại khách hàng được phục vụ bởi cổng thông tin và loại hàng hóa và dịch vụ do nhà cung cấp cung cấp.Một hằng số trong số tất cả các phiên bản của cổng thông tin là chức năng phải trao quyền cho tiếng nói của khách hàng và đảm bảo được nghe rõ ràng, và các câu trả lời được cung cấp càng nhanh càng tốt.