Apa itu nomor pesanan pembelian?

Nomor Pesanan Pembelian (PO) adalah kode alfanumerik yang ditugaskan untuk permintaan tertentu untuk membeli sesuatu.Paling sering, nomor PO digunakan secara internal oleh bisnis untuk melacak pembelian mereka sendiri.Namun, beberapa perusahaan akan menetapkan kode untuk semua penjualan mereka dan akan memberikan nomor PO kepada pelanggan mereka sehingga pelanggan dapat melacak pesanan mereka.Kode -kode ini dapat dalam format alfanumerik apa pun, dan banyak perusahaan akan menggunakan huruf atau angka tertentu untuk menunjukkan hal -hal tertentu tentang pesanan, seperti apa yang sedang dijual, lokasi, pembeli dan tanggal.

Gunakan di dalam perusahaan

di dalamBanyak perusahaan, nomor pesanan pembelian ditugaskan setelah karyawan atau departemen mengajukan permintaan untuk pesanan barang atau jasa tertentu.Permintaan biasanya secara resmi diserahkan ke agen pembelian menggunakan apa yang dikenal sebagai formulir permintaan.Jika permintaan disetujui, pesanan pembelian dibuat dan diberi nomor pesanan pembelian.Pada titik itu, pesanan ditempatkan dengan perusahaan lain, yang sering mencatat nomor PO pembeli untuk dimasukkan pada detail pesanan.

Saat vendor menyiapkan daftar pengiriman atau pengepakan untuk digunakan dengan pesanan pelanggan, nomor PO biasanya disertakan pada detail.Hal ini memungkinkan pembeli yang menerima agen untuk memverifikasi jumlah dan jenis barang yang dikirim dan untuk mengkonfirmasi bahwa pengiriman dikaitkan dengan pesanan yang diotorisasi dengan baik.Nomor pesanan pembelian juga muncul pada faktur dan dokumen lain yang diberikan vendor kepada pelanggan.Dari perspektif ini, nomor PO mempercepat penjadwalan pembayaran ke vendor, dan memungkinkan barang untuk dialihkan ke departemen yang tepat.

Nomor PO juga memungkinkan perusahaan untuk menerapkan biaya pada anggaran departemen yang memesan.Ini juga memberikan verifikasi kepada departemen hutang akun bahwa biaya itu sah.Pembayaran kemudian dapat diberikan kepada vendor.

Format

Konstruksi yang tepat dan panjang nomor pesanan pembelian akan bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.Banyak bisnis yang beroperasi di beberapa situs akan menggunakan beberapa karakter pertama dari kode untuk mengidentifikasi lokasi yang menempatkan pesanan, seperti CHI untuk mewakili fasilitas di Chicago.Beberapa karakter berikutnya mungkin mengidentifikasi departemen spesifik yang menempatkan pesanan, seperti RD untuk mewakili departemen penelitian dan pengembangan.Dengan demikian, nomor PO untuk pesanan yang ditempatkan oleh Departemen Penelitian dan Pengembangan Companys di Chicago mungkin dimulai dengan cheel, diikuti oleh karakter alfanumerik lainnya yang memberikan informasi lebih lanjut tentang pesanan.

Perusahaan biasanya menyusun nomor PO mereka dengan cara apa pun yang paling berhasil dengan paling baik denganSistem pelacakan internal mereka.Beberapa juga menggunakan tanda hubung atau spasi, yang dapat membantu ketika hanya karakter tertentu dalam nomor PO yang perlu dibaca untuk tujuan tertentu.Menanggapi berbagai macam panjang dan format yang dapat digunakan, banyak vendor mengkonfigurasi bidang dalam database pelacakan pesanan mereka untuk memungkinkan sejumlah karakter mdash;bahkan 30 atau lebih mdash;untuk digunakan dalam nomor pesanan pembelian.