Số đơn đặt hàng là gì?

Số đơn đặt hàng (PO) là mã chữ và số được gán cho một yêu cầu cụ thể để mua một cái gì đó.Thông thường, số PO được sử dụng nội bộ bởi các doanh nghiệp để theo dõi các giao dịch mua của riêng họ.Tuy nhiên, một số công ty sẽ gán mã cho tất cả doanh số bán hàng của họ và sẽ cung cấp số PO cho khách hàng của họ để khách hàng có thể theo dõi đơn đặt hàng của họ.Các mã này có thể ở bất kỳ định dạng chữ và số nào và nhiều công ty sẽ sử dụng các chữ cái hoặc số cụ thể để chỉ ra những điều nhất định về đơn đặt hàng, chẳng hạn như những gì đang được bán, địa điểm, người mua và ngày sử dụng trong các công tyNhiều công ty, số đơn đặt hàng được chỉ định sau khi nhân viên hoặc bộ phận nộp yêu cầu đơn đặt hàng của một số hàng hóa hoặc dịch vụ.Yêu cầu thường được chính thức gửi cho một đại lý mua hàng bằng cách sử dụng những gì được gọi là hình thức yêu cầu.Nếu yêu cầu được phê duyệt, đơn đặt hàng được tạo và được chỉ định số đơn đặt hàng.Tại thời điểm đó, đơn đặt hàng được đặt với một công ty khác, thường ghi lại số PO của người mua để đưa vào chi tiết đơn hàng.Khi nhà cung cấp chuẩn bị một danh sách vận chuyển hoặc đóng gói để theo đơn đặt hàng của khách hàng, số PO thường được bao gồm trên chi tiết.Điều này giúp người mua nhận đại lý nhận được xác minh số lượng và loại hàng hóa được giao và để xác nhận rằng lô hàng được liên kết với một đơn đặt hàng được ủy quyền đúng.Số đơn đặt hàng cũng xuất hiện trên hóa đơn và bất kỳ giấy tờ nào khác mà nhà cung cấp cung cấp cho khách hàng.Từ quan điểm này, số PO đẩy nhanh việc lên lịch thanh toán cho nhà cung cấp và nó cho phép hàng hóa được chuyển đến bộ phận thích hợp.Số PO cũng giúp công ty có thể áp dụng chi phí cho ngân sách của bộ phận đặt hàng.Nó cũng cung cấp cho các tài khoản phải trả cho xác minh rằng chi phí là hợp pháp.Thanh toán sau đó có thể được gửi cho nhà cung cấp.Định dạng

Xây dựng chính xác và độ dài của số đơn đặt hàng sẽ thay đổi từ công ty này sang công ty khác.Nhiều doanh nghiệp hoạt động tại nhiều trang web sẽ sử dụng một vài ký tự đầu tiên của mã để xác định vị trí đặt hàng, chẳng hạn như Chi để đại diện cho một cơ sở ở Chicago.Một vài nhân vật tiếp theo có thể xác định bộ phận cụ thể đặt lệnh, chẳng hạn như RD để đại diện cho bộ phận nghiên cứu và phát triển.Do đó, số PO cho một đơn đặt hàng được đặt bởi một bộ phận nghiên cứu và phát triển của các công ty ở Chicago có thể bắt đầu với các đặc điểm chữ và số khác cung cấp thêm thông tin về đơn đặt hàng. Các công ty thường cấu trúc số PO của họ theo bất kỳ cách nàoHệ thống theo dõi nội bộ của họ.Một số người cũng sử dụng dấu gạch ngang hoặc không gian, có thể giúp ích khi chỉ có một số ký tự nhất định trong số PO cần được đọc cho một mục đích cụ thể.Để đáp ứng với nhiều độ dài và định dạng có thể được sử dụng, nhiều nhà cung cấp định cấu hình các trường trong cơ sở dữ liệu theo dõi đơn hàng của họ để cho phép bất kỳ số lượng ký tự mdash;thậm chí 30 trở lên mdash;được sử dụng trong số đơn đặt hàng.