Apa itu manajemen program?

Manajemen program adalah organisasi dan administrasi satu atau lebih program.Ini biasanya mencakup semua aspek program, termasuk penganggaran, operasi, dan ulasan.Manajemen program yang sukses membutuhkan organisasi, komunikasi yang baik, dan perhatian terhadap detail.

Istilah manajemen program dan manajemen proyek sering digunakan secara bergantian.Sementara banyak tanggung jawab dan fungsi adalah sama, kedua fungsi itu berbeda.Manajemen program umumnya mengacu pada menjalankan inisiatif permanen, atau yang dimaksudkan untuk bertahan setidaknya selama beberapa tahun.Manajemen proyek biasanya mengacu pada mengelola proyek dengan tanggal mulai dan tanggal akhir yang ditentukan dan terdiri dari hasil yang cukup konkret.

Manajer program harus sering mengelola beberapa proyek atau inisiatif jangka pendek yang berada di bawah naungan program mereka.Misalnya, perusahaan mungkin meluncurkan program loyalitas pelanggan.Ini mungkin terdiri dari mengeluarkan kartu sering pembeli, mengirim email ulang tahun ke pelanggan tetap, dan menawarkan keuntungan seperti penjualan khusus atau pengiriman gratis kepada pelanggan top.Masing-masing inisiatif ini akan menjadi proyek yang terpisah selama fase pengaturan, tetapi proyek perlu bekerja sama untuk membuat program yang sukses.

Komponen manajemen program yang baik termasuk penetapan tujuan, perencanaan, organisasi, dan eksekusi yang efektif.Manajer program yang kuat dapat melacak tugas dan detail individual dan untuk memastikan bahwa semua dieksekusi dengan benar dan tepat waktu.Pada saat yang sama, mereka harus selalu mengingat gambaran besar dan dapat beradaptasi dengan perubahan prioritas.Mereka juga harus menjadi negosiator yang baik yang dapat bekerja dengan baik dengan departemen dan pemangku kepentingan lain.

Manajemen program mencakup berbagai tugas.Manajer ini harus menetapkan, memantau, dan mengelola anggaran program, misalnya.Mereka juga harus memilih vendor untuk menjalankan fungsi outsourcing apa pun dan mungkin perlu mengawasi staf.Jika program diatur oleh sumber luar, seperti lembaga pemerintah, mereka harus memastikan bahwa program tersebut mengikuti semua aturan dan pembatasan yang diberlakukan oleh agen tersebut.Mereka mungkin juga perlu melaporkan status keuangan atau operasional program dari waktu ke waktu.

Dalam banyak kasus, manajemen program juga berarti mempromosikan manfaat program mdash;untuk pemangku kepentingan internal dan eksternal.Dalam contoh program loyalitas pelanggan, manajer program perlu menemukan cara untuk memberi tahu pelanggan tentang program dan meyakinkan mereka untuk mendaftar.Dia mungkin juga perlu meyakinkan manajer keuangan perusahaannya bahwa program ini akan menghasilkan cukup penjualan tambahan untuk mengimbangi biaya pengoperasian program dan menawarkan diskon.Jika program membutuhkan pekerjaan tambahan oleh karyawan perusahaan, manajer program mungkin perlu menunjukkan kepada manajer operasi bagaimana upaya tambahan itu pada akhirnya akan menguntungkan toko atau departemennya.