Apa itu pengadaan strategis?

Konsep utama pengadaan strategis adalah bahwa melalui perencanaan lanjutan, penjadwalan, dan inisiatif pembelian kelompok, perusahaan dapat mengalami penghematan biaya yang signifikan.Selain penghematan dolar keras, akan ada penghematan tambahan yang dihasilkan melalui operasi bisnis yang lebih efisien dan karenanya meningkatkan profitabilitas.Implementasi pengadaan strategis dalam suatu perusahaan membutuhkan fokus pada tiga konsep pengadaan: pembelian kelompok, layanan pengadaan terpusat, dan menggunakan sistem manajemen data pengadaan.

Konsep dalam pengadaan strategis memerlukan komunikasi dan kerja sama antara unit bisnis dan layanan keuangan dan pengadaan itudiimplementasikan secara efektif.Bahkan konsep yang sederhana, seperti mendorong pembelian yang direncanakan, dapat menyebabkan masalah operasional besar jika tidak dibahas dengan unit bisnis.Misalnya, toko roti dapat memesan barang kering setiap minggu, berdasarkan pesanan kerja yang direncanakan untuk periode itu.Jika departemen pembelian memutuskan bahwa lebih efektif untuk memesan materi ini setiap dua minggu sekali, toko roti akan mengalami kesulitan dengan penyimpanan, akses, dan pencegahan kerugian.

Pembelian Grup adalah proses menggabungkan total persyaratan sumber daya untuk berbagai departemen di dalam perusahaan dan mengeluarkan satu pesanan pembelian tetap.Pesanan tunggal ini untuk jumlah yang lebih besar dari beberapa pesanan yang lebih kecil.Oleh karena itu, biaya per unit yang lebih rendah dapat dinegosiasikan dengan pemasok.Jika departemen secara fisik terletak di berbagai bangunan, kontrak dapat menetapkan jendela pengiriman, dan mengatasi masalah biaya pengiriman.Praktik ini cukup umum di perusahaan besar, sebagai bagian dari rencana bisnis pengadaan strategis terintegrasi.

Overhead administrasi adalah biaya bagi organisasi untuk seluruh pengadaan untuk membayar siklus.Ini termasuk gaji dan biaya dukungan untuk staf pengadaan, pemrosesan faktur, produksi cek, dan penyelesaian pertanyaan vendor.Proses yang dikelola dan terorganisir menghilangkan sejumlah besar biaya ini, karena mereka dikeluarkan hanya sekali untuk setiap komoditas.Staf pengadaan terpusat dapat memberikan tingkat dukungan yang lebih besar kepada unit bisnis dan memastikan bahwa kebijakan diikuti.

Sistem manajemen pengadaan atau pembelian sering disediakan sebagai bagian dari perangkat lunak akuntansi besar atau solusi perencanaan sumber daya perusahaan.Modul ini digunakan untuk membuat permintaan pembelian dan pesanan pembelian dan faktur serta proses penerimaan barang.Selain itu, alat analisis dan pelaporan yang dibangun ke dalam jenis sistem ini memungkinkan departemen pengadaan untuk mengelola proses bisnis, menentukan biaya keseluruhan ke lembaga, dan mengidentifikasi peluang penghematan potensial.Laporan juga dapat digunakan untuk memastikan kepatuhan kebijakan dan sebagai bukti sebagai tanggapan atas tantangan hukum apa pun.