Mua sắm chiến lược là gì?

Khái niệm chính về mua sắm chiến lược là thông qua kế hoạch nâng cao, lập kế hoạch và các sáng kiến mua theo nhóm, một công ty có thể trải nghiệm tiết kiệm chi phí đáng kể.Ngoài tiết kiệm đô la cứng, sẽ có thêm tiền tiết kiệm được tạo ra thông qua hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn và do đó tăng lợi nhuận.Việc thực hiện mua sắm chiến lược trong một công ty đòi hỏi phải tập trung vào ba khái niệm mua sắm: mua nhóm, dịch vụ mua sắm tập trung và sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu mua sắm.được thực hiện một cách hiệu quả.Ngay cả một khái niệm đơn giản, chẳng hạn như khuyến khích mua theo kế hoạch, có thể gây ra các vấn đề hoạt động lớn nếu không được thảo luận với đơn vị kinh doanh.Ví dụ, một tiệm bánh có thể đặt hàng đồ khô mỗi tuần, dựa trên các đơn đặt hàng làm việc theo kế hoạch trong giai đoạn đó.Nếu bộ phận mua hàng quyết định rằng việc đặt hàng các tài liệu này có hiệu quả hơn trong hai tuần một lần, tiệm bánh sẽ gặp khó khăn trong việc lưu trữ, truy cập và phòng chống mất mát.Mua nhóm là quá trình kết hợp tổng số yêu cầu tài nguyên cho các bộ phận khác nhau trong công ty và ban hành một đơn đặt hàng thường trực.Thứ tự duy nhất này là cho một số lượng lớn hơn nhiều đơn đặt hàng nhỏ hơn.Do đó, chi phí mỗi đơn vị thấp hơn có thể được đàm phán với nhà cung cấp.Nếu các phòng ban có vị trí vật lý trong một loạt các tòa nhà, hợp đồng có thể quy định các cửa sổ giao hàng và giải quyết vấn đề chi phí giao hàng.Thực tiễn này khá phổ biến ở các công ty lớn, như là một phần của kế hoạch kinh doanh mua sắm chiến lược tích hợp.Chi phí hành chính là chi phí cho tổ chức cho toàn bộ mua sắm để trả tiền.Điều này bao gồm mức lương và chi phí hỗ trợ cho nhân viên mua sắm, xử lý hóa đơn, kiểm tra sản xuất và giải quyết các yêu cầu của nhà cung cấp.Một quy trình có tổ chức, được quản lý loại bỏ một lượng đáng kể các chi phí này, vì chúng chỉ phát sinh một lần cho mọi hàng hóa.Nhân viên mua sắm tập trung có thể cung cấp một mức hỗ trợ lớn hơn cho các đơn vị kinh doanh và đảm bảo rằng chính sách được tuân thủ.Hệ thống quản lý mua sắm hoặc mua hàng thường được cung cấp như một phần của phần mềm kế toán lớn hoặc các giải pháp lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp.Mô -đun này được sử dụng để tạo yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng và hóa đơn của họ và xử lý biên lai hàng hóa.Ngoài ra, các công cụ phân tích và báo cáo được xây dựng trong loại hệ thống này cho phép bộ phận mua sắm quản lý quy trình kinh doanh, xác định chi phí tổng thể cho tổ chức và xác định các cơ hội tiết kiệm tiềm năng.Các báo cáo cũng có thể được sử dụng để đảm bảo tuân thủ chính sách và làm bằng chứng để đối phó với bất kỳ thách thức pháp lý nào.