Apa itu pendaftaran vendor?

Pendaftaran vendor adalah proses mengumpulkan informasi utama dari pemasok barang dan jasa luar dan memasukkan informasi itu ke dalam sistem untuk mengelola hubungan.Sistem pendaftaran yang digunakan biasanya berbasis elektronik atau internet, tetapi dapat ditangani melalui proses kertas.Pendaftaran digunakan sebagai persyaratan ambang batas untuk memisahkan vendor yang merupakan pemasok yang memenuhi syarat dan mereka yang tidak.

Bisnis, lembaga, dan pemerintah menggunakan vendor luar untuk memasok barang dan jasa yang dibutuhkan yang mendukung operasi atau produksi.Vendor adalah tautan integral dalam rantai pasokan dan membutuhkan manajemen.Sebagai pihak luar, vendor harus diperiksa untuk membangun kualifikasi dan pengalaman sebelum ia dapat dianggap sebagai pemasok yang andal.

Setiap klien potensial memiliki standar operasionalnya sendiri yang mendorong proses kualifikasi vendor.Beberapa klien dapat menangani informasi rahasia atau berinteraksi dengan pelanggan terkenal.Klien lain mungkin berurusan dengan populasi rentan yang memerlukan lisensi atau izin latar belakang.Vendor harus memenuhi standar yang ditetapkan oleh klien atau industri klien, dan kepatuhan terhadap standar harus sering dikelola selama hubungan.

Pendaftaran adalah salah satu langkah pertama dalam manajemen vendor.Dibutuhkan vendor mana pun yang ingin menyediakan barang atau jasa untuk menyediakan daftar informasi standar.Informasi ini diperiksa untuk kelengkapan dan kepatuhan dengan persyaratan dan masuk ke dalam suatu sistem.Sistem ini kemudian tersedia untuk staf pengadaan klien atau karyawan lain sehingga mereka tahu vendor mana yang ada dalam daftar yang disetujui untuk mengajukan penawaran pada peluang.

Lembaga sebagian besar dan entitas pemerintah yang menggunakan sejumlah besar vendor memiliki sistem pendaftaran resmi ditempat.PBB dan pemerintah AS, misalnya, memiliki portal pendaftaran vendor yang berbasis internet.Siapa pun yang ingin memasok barang atau jasa ke entitas ini harus mendaftar melalui sistem online.Proses pendaftaran memungkinkan entitas ini untuk mengelola hubungan mereka dengan pihak ketiga, terutama yang berkaitan dengan komunikasi dan kepatuhan.

Proses pendaftaran vendor yang khas akan memerlukan informasi kontak pemasok.Dalam sistem pendaftaran yang sederhana, informasi kontak mungkin diperlukan.Sistem yang lebih kompleks yang telah mengintegrasikan pemeriksaan awal ke dalam proses akan membutuhkan input tambahan.Sistem seperti itu juga akan meminta bukti kualifikasi vendor, termasuk pengalaman masa lalu, pendidikan, lisensi dan sertifikasi, dan mungkin meminta bukti untuk dilampirkan atau dikirim sebagai dokumentasi tambahan.Seorang vendor mungkin harus memberikan referensi bisnis dan secara elektronik menandatangani berbagai jaminan.

Sebagai manfaat tambahan, beberapa sistem pendaftaran vendor juga akan memungkinkan vendor untuk menunjukkan area yang menarik.Beberapa entitas utama memiliki peluang vendor di berbagai area operasional.Pilihan yang dibuat selama pendaftaran memungkinkan klien untuk mengkategorikan vendor dan juga memfasilitasi komunikasi tersegmentasi.Klien dapat memberi tahu subset vendor saat peluang yang sesuai yang memenuhi bidang spesialisasi mereka muncul.