Các phương pháp tốt nhất để viết đề xuất là gì?

Đề xuất là một công cụ phổ biến trong thế giới kinh doanh.Thường được sử dụng như một phương tiện đấu thầu hợp đồng hoặc tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng mới, quá trình viết đề xuất là chủ đề của một loạt các cuốn sách và hướng dẫn sử dụng vô tận để giải quyết quy trình bán hàng.May mắn thay, có thể tham gia vào việc viết đề xuất thành công bằng cách quan sát một vài hướng dẫn đơn giản.Khi viết các đề xuất dưới bất kỳ hình thức nào, luôn luôn nghiên cứu nền tảng của khách hàng tiềm năng.Tìm hiểu họ đã kinh doanh bao lâu, họ hoạt động bao nhiêu địa điểm, doanh thu trung bình hàng năm của họ và thậm chí có thể loại từ thiện nào mà công ty có xu hướng hỗ trợ, như một thực thể hoặc thông qua giám đốc điều hành của họ.Nền tảng cho văn hóa chung của khách hàng sẽ giúp việc điều chỉnh văn bản của bạn dễ dàng hơn nhiều để nó cộng hưởng với công ty và tăng cơ hội được chọn làm nhà cung cấp lựa chọn.Luôn luôn sử dụng bất kỳ và tất cả thông tin được thu thập trực tiếp từ khách hàng tiềm năng khi viết đề xuất.Thông thường, các doanh nghiệp đang tích cực tìm kiếm một nhà cung cấp sẽ phát hành những gì được gọi là yêu cầu đề xuất, hoặc RFP.RFP là một tài liệu vô giá cho bất kỳ nhà cung cấp nào muốn thiết lập mối quan hệ làm việc với công ty phát hành, trong đó nó thường bao gồm thông tin quan trọng về định dạng, sắp xếp thông tin và thậm chí loại thông tin phải được đưa vào cơ thểđề xuất.Điều quan trọng cần lưu ý là định dạng thực tế của RFP sẽ thay đổi từ tình huống này sang tình huống khác.Một số yêu cầu đề xuất là ngắn và cho phép người trả lời rất nhiều thời gian về mặt tổ chức và nội dung.Tuy nhiên, thông thường hơn đối với RFP để cung cấp các hướng dẫn cụ thể phải được tuân theo thư để đề xuất được xem xét nghiêm túc.Thông thường, RFP sẽ chỉ định định dạng đề xuất và có thể đi xa đến mức cung cấp một mẫu đề xuất phải được sử dụng.Khi viết các đề xuất như một phản hồi cho RFP toàn diện, phải cẩn thận để trả lời chính xác với bất kỳ câu hỏi nào trong tài liệu đó.Ngay cả khi không có một mẫu bao gồm, nên sử dụng chính RFP như một mẫu và sử dụng các câu hỏi làm tiêu đề cho mỗi phần của đề xuất đã hoàn thành.Điều này sẽ giúp người phát hành RFP dễ dàng hơn nhiều để nhanh chóng tìm thấy từng câu trả lời, vì chúng được trình bày theo cùng một thứ tự chung như các yêu cầu được thực hiện trong tài liệu gốc.Có những tình huống trong đó RFP là một tài liệu cực kỳ không chính thức, chẳng hạn như yêu cầu một trang bao gồm không có gì khác hơn là danh sách các câu hỏi và hướng dẫn về việc nộp lại đề xuất.Đây là nơi sử dụng nghiên cứu bạn đã làm sớm trong quá trình sẽ tạo ra một thế giới khác biệt cho đề xuất cuối cùng.Không có hướng dẫn cụ thể nào trong tay, bạn sẽ muốn tìm kiếm các đề xuất mẫu mà bạn nghĩ sẽ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của khách hàng và tạo ra những ý tưởng đề xuất đó để họ làm theo hướng dẫn nhỏ được cung cấp trong RFP không chính thức.Hãy chắc chắn rằng ngay cả khi các câu hỏi là chung chung và hơi mơ hồ, bạn tìm cách cung cấp câu trả lời liên kết trực tiếp với công việc của khách hàng và những gì công ty của bạn cung cấp để giúp họ thực hiện thành công công việc đó.Luôn luôn nhớ rằng việc viết đề xuất không phải là tạo ra một định dạng tuyệt vời mà bạn nghĩ là lý tưởng.Trọng tâm không phải là những gì bạn coi là một đề xuất tuyệt vời, mà là những gì khách hàng sẽ nghĩ là phản ứng hoàn hảo cho yêu cầu của họ.Điều này đôi khi có nghĩa là bước ra ngoài vùng thoải mái của bạn và đặt mình vào đôi giày của khách hàng đủ lâu để thấy quá trình từ quan điểm của họ.Trong khi điều này có thể là thách thức, kiếm được doanh nghiệp làm cho nó có giá trị nỗ lực.