Sự khác biệt giữa một tạp chí và sổ cái là gì?

Một tạp chí và sổ cái là hai loại sách được sử dụng thường xuyên trong quá trình kế toán.Được coi là chìa khóa cho những gì được gọi là kế toán nhập cảnh kép, mỗi cuốn sách này phục vụ các mục đích cụ thể trong quá trình lưu giữ hồ sơ tài chính chính xác.Mặc dù nhiều giao dịch được đăng trong cả tạp chí và sổ cái đều giống nhau, nhưng có những khác biệt chính trong mục đích và chức năng của từng cuốn sách kế toán này.Một trong những khác biệt cơ bản nhất giữa tạp chí và sổ cái là khi chúng được sử dụng trong quy trình kế toán.Tạp chí đóng vai trò là cuốn sách kế toán trong đó giao dịch lần đầu tiên được nhập vào hệ thống kế toán, với giao dịch thường được gọi là mục gốc.Sau đó trong quy trình, cùng một giao dịch sẽ được đăng dưới dạng mục vào sổ cái, nơi mục đó sẽ được định vị liên quan đến các mục khác cho mục đích đánh giá và phân tích.Một sự khác biệt quan trọng khác giữa tạp chí và sổ cái là thứ tự của các mục trong hồ sơ.Các tạp chí luôn được sắp xếp theo thứ tự thời gian, giúp việc xác định các giao dịch nào được liên kết với một ngày làm việc, tuần hoặc thời gian thanh toán khác.Ngược lại, việc sắp xếp các mục trong một sổ cái có liên quan nhiều hơn đến việc nhóm như các giao dịch cùng nhau thành các tài khoản cụ thể cho các mục đích đánh giá dữ liệu cho mục đích tài chính và kế toán nội bộ.Các mục đích khác nhau của tạp chí và sổ cái cũng có nghĩa là mỗi cuốn sách được cấu trúc khác nhau.Một tạp chí thường sẽ bao gồm một mô tả ngắn gọn về giao dịch, bao gồm một ngày và vị trí của số tiền giao dịch trong cột ghi nợ hoặc tín dụng.Không có nỗ lực để cân bằng các giao dịch được ghi lại trong một tạp chí.Ngược lại, các mục nhập vào các tài khoản trong sổ cái phải được cân bằng mọi lúc.Có một số khác biệt về ý kiến liên quan đến việc sử dụng cả tạp chí và sổ cái.Một trường phái tư tưởng cho rằng bằng cách giữ cả hai sổ kế toán, cơ hội để xác định lỗi đăng được tăng cường, một yếu tố có thể rất tiện dụng khi và là tài khoản trong sổ cái không cân bằng.Ngoài ra, tạp chí thường được chấp nhận dễ dàng hơn làm bằng chứng vào tòa án của pháp luật, do quá trình đơn giản được sử dụng để ghi lại các giao dịch theo thứ tự thời gian.Một cách tiếp cận khác cho rằng việc giữ một tạp chí là tùy chọn, trong khi việc duy trì sổ cái là rất quan trọng đối với nhiệm vụ theo dõi các giao dịch tài chính của công ty, bao gồm cả việc sắp xếp các tài khoản để thuế có thể được tính toán và thanh toán chính xác.