Thư thoại ảo là gì?

Thư thoại ảo là một loại công cụ giao tiếp cho phép tạo và sử dụng tài khoản thư thoại trong môi trường trực tuyến.Với loại giải pháp cụ thể này, không cần máy trả lời hoặc hệ thống điện thoại văn phòng với khả năng thư thoại.Thay vào đó, tài khoản thư thoại ảo được thiết lập để kết nối với một máy chủ từ xa nơi lưu trữ các tin nhắn trong nước.Với hầu hết các ứng dụng, có thể truy cập và xem xét các tin nhắn đó bằng cách sử dụng điện thoại được trang bị dịch vụ Touch Tone hoặc bất kỳ thiết bị máy tính hoặc thiết bị cầm tay nào có khả năng Internet.Với các dịch vụ thư thoại ảo được cung cấp bởi một số nhà cung cấp ngày nay, chức năng cơ bản của dịch vụ liên quan đến khả năng chuyển hướng các cuộc gọi gửi đến dịch vụ thư thoại, nếu cuộc gọi không được trả lời trong một số vòng được xác định trước.Người gọi được chào đón và cung cấp cơ hội để lại tin nhắn.Khi tin nhắn được ghi lại và người gọi ngắt kết nối, hệ thống sẽ tạo thông báo email cho máy khách.Thông thường, tin nhắn sẽ bao gồm dữ liệu cơ bản, chẳng hạn như ngày và thời gian mà tin nhắn còn lại.Các hệ thống thư thoại ảo tiên tiến hơn có thể bao gồm thông tin như dữ liệu ID người gọi liên quan đến thông báo, bao gồm số điện thoại của người gọi.

Bất kỳ thông báo nào được ghi bằng thư thoại ảo đều có thể được lấy theo nhiều cách.Một cách tiếp cận là sử dụng điện thoại để quay số vào máy chủ chứa dịch vụ thư thoại, nhập mã truy cập phù hợp và nghe các tin nhắn bằng cách sử dụng các lời nhắc được nhập vào bàn phím Touch Tone trên điện thoại.Một chiến lược khác là đăng nhập vào một trang web trực tuyến được liên kết với dịch vụ thư thoại và nghe một luồng âm thanh của tin nhắn qua Internet.Sử dụng thư thoại ảo cho mục đích kinh doanh là một bước đi thông minh, vì loại công cụ giao tiếp này có thể rất tiện dụng trong một số trường hợp.Nhân viên đang đi du lịch nhận được thông báo kịp thời về một tin nhắn còn lại trong thư thoại và có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào thuận tiện nhất để truy cập tin nhắn.Đồng thời, nếu một hệ thống điện thoại của công ty bị hỏng hoặc không thể hoạt động trong một khoảng thời gian, các cuộc gọi trong nước có thể được chuyển trực tiếp đến tài khoản thư thoại ảo của các nhân viên chủ chốt.Từ đó, nhân viên có thể sử dụng điện thoại di động để truy xuất tin nhắn và trả lời bằng email hoặc sử dụng dịch vụ điện thoại di động để kết nối với người gọi.