Πώς μπορώ να βελτιώσω τη ροή εργασίας;

Η βελτίωση της ροής εργασίας είναι μια σημαντική διαδικασία είτε πρόκειται για ένα άτομο είτε για έναν οργανισμό.Μια βελτιωμένη ροή εργασίας αποδεικνύεται ότι μεγιστοποιεί την αποτελεσματικότητα, ελαχιστοποιεί τα απόβλητα τόσο σε χρόνο όσο και σε πόρους και να βελτιώσει το ηθικό.Ο τρόπος βελτίωσης της ροής εργασίας μπορεί να είναι τόσο απλός όσο ο εντοπισμός και η εξάλειψη του χρόνου σπατάλης ή του πολύπλοκου με την εξέταση και την αλλαγή ολόκληρης της διαδικασίας ή/και την αυτοματοποίηση όλων ή μέρος της.Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη ή μικρή είναι η εργασία ή η διαδικασία, αξίζει τον χρόνο και την προσπάθεια να ληφθεί τα βήματα για τη βελτίωση της ροής εργασίας.

Το πρώτο βήμα για τη βελτίωση της ροής εργασίας είναι να εντοπιστούν και να εξαλειφθούν τα απόβλητα και το μεγαλύτερο απόβλητο όλων είναι ο χρόνος.Ο σύγχρονος χώρος εργασίας έχει συνηθίσει και εξαρτάται από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα άμεσα μηνύματα και τα μηνύματα.Αυτά τα μέσα επικοινωνίας προορίζονταν για εξοικονόμηση χρόνου, αλλά μπορούν να οδηγήσουν σε υπερβολική άχρηστη πληροφόρηση και να χάσουν χρόνο.Μπορείτε να βελτιώσετε τη ροή εργασίας απλά εξαλείφοντας ή περιορίζοντας τα άμεσα μηνύματα και την αποστολή μηνυμάτων και καθορίζοντας εύλογες προσδοκίες στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.Η αντίδραση ή η ανταπόκριση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόλις έρχονται, μπορεί να είναι μια χρονική σπατάλη.Η ρύθμιση αρκετών φορές κατά τη διάρκεια της ημέρας που είναι αφιερωμένη στην ανάγνωση και την απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα βελτιώσει τη ροή εργασίας και την παραγωγικότητά σας.Οποιαδήποτε εργασία ή διαδικασία θα προχωρήσει καλύτερα και θα περαιτέρω με ένα λογικό χρονικό διάστημα αφιερωμένο σε αυτήν αντί να προσπαθήσει να το κάνει σε μικρές αυξήσεις.Η απομάκρυνση ακόμη και 20 ή 30 λεπτών για να αφιερώσετε μια ενιαία εργασία ή διαδικασία θα σας βοηθήσει να κάνετε μεγάλα βήματα στην αύξηση της παραγωγικότητας και στη βελτίωση της ροής εργασίας.Η εστίαση σε μια συγκεκριμένη εργασία για ένα σχετικά σύντομο αλλά αδιάλειπτο χρονικό διάστημα μπορεί να είναι μία από τις καλύτερες μεθόδους που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τη ροή εργασίας.

Για πιο περίπλοκες διαδικασίες και μεγαλύτερους οργανισμούς, απαιτεί μια πιο συστηματική προσέγγιση για τη βελτίωση της ροής εργασίας.Αυτές οι διαδικασίες περιλαμβάνουν τη διάσπαση της ροής εργασίας σε μικρά, πεπερασμένα βήματα και την ανάλυση των καθηκόντων που εμπλέκονται σε κάθε βήμα.Οι δύο πιο σημαντικές αρχές που μπορούν στη συνέχεια να ανατεθούν σε κάθε βήμα είναι η ευθύνη και η αυτοματοποίηση.Ένα μόνο άτομο ή οντότητα πρέπει να είναι απολύτως υπεύθυνο για την επίτευξη κάθε βήματος, το οποίο εξαλείφει το δάχτυλο και την αναβλητικότητα.

Το επόμενο μέρος είναι να ρωτήσετε αν ένα βήμα μπορεί να αυτοματοποιηθεί.Οποιοδήποτε μέρος της διαδικασίας που μπορεί να αυτοματοποιηθεί πλήρως, η λήψη προσωπικού από την εξίσωση, είναι ένα σημαντικό βήμα προς τη βελτίωση της ροής εργασίας.Μετά από κάθε βήμα που έχει αναλυθεί, έχει ανατεθεί η ευθύνη και η εργασία έχει αυτοματοποιηθεί όπου είναι δυνατόν, ολόκληρη η διαδικασία ροής εργασίας θα βελτιωθεί πολύ.

Τα βήματα για τη βελτίωση της ροής εργασίας περιλαμβάνουν κυρίως τεχνικές κοινής λογικής και παραδοσιακής διαχείρισης.Η πρόκληση είναι να σπάσει η ροή εργασίας σε διαχειρίσιμα βήματα και στη συνέχεια να βελτιωθεί κάθε ένα από τα εμπλεκόμενα βήματα.Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εξαλείψετε τα απόβλητα, να μεγιστοποιήσετε το χρόνο και την παραγωγικότητα και να βελτιώσετε τη ροή εργασίας.