Làm cách nào để cải thiện quy trình làm việc?

Cải thiện quy trình làm việc là một quá trình quan trọng cho dù đó là cho một cá nhân hay một tổ chức.Một quy trình công việc được cải thiện được chứng minh là tối đa hóa hiệu quả, giảm thiểu chất thải trong cả thời gian và tài nguyên và cải thiện tinh thần.Cách để cải thiện quy trình làm việc có thể đơn giản như xác định và loại bỏ thời gian lãng phí hoặc phức tạp như kiểm tra và thay đổi toàn bộ quá trình và/hoặc tự động hóa tất cả hoặc một phần của nó.Cho dù công việc hay quy trình nhỏ hay nhỏ, thì đáng để thời gian và nỗ lực thực hiện các bước để cải thiện quy trình làm việc. Bước đầu tiên để cải thiện quy trình làm việc là xác định và loại bỏ chất thải, và sự lãng phí lớn nhất của tất cả là thời gian.Nơi làm việc hiện đại đã trở nên quen thuộc và phụ thuộc vào email, nhắn tin tức thời và nhắn tin.Những phương tiện giao tiếp này nhằm tiết kiệm thời gian, nhưng chúng có thể dẫn đến sự dư thừa thông tin vô dụng và lãng phí thời gian.Bạn có thể cải thiện quy trình làm việc chỉ bằng cách loại bỏ hoặc hạn chế nhắn tin và nhắn tin tức thời và bằng cách đặt kỳ vọng hợp lý trên email.Phản ứng hoặc trả lời email ngay khi chúng đến có thể là một thời gian.Thiết lập nhiều lần trong ngày dành cho việc đọc và trả lời email sẽ cải thiện quy trình làm việc và năng suất của bạn.

Những gián đoạn này chỉ là một vài trong số nhiều người có thể dừng lại ở quy trình làm việc.Bất kỳ công việc hoặc quy trình nào cũng sẽ tiến hành tốt hơn và xa hơn với một khối thời gian hợp lý dành cho nó thay vì cố gắng hoàn thành nó theo gia số nhỏ.Đặt thậm chí 20 hoặc 30 phút để dành cho một nhiệm vụ hoặc quy trình duy nhất sẽ giúp bạn có những bước tiến lớn trong việc tăng năng suất và cải thiện quy trình làm việc.Tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể cho một khối thời gian tương đối ngắn nhưng không bị gián đoạn có thể là một trong những phương pháp tốt nhất để giúp bạn cải thiện quy trình làm việc. Đối với các thủ tục phức tạp hơn và các tổ chức lớn hơn, nó đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống hơn để cải thiện quy trình làm việc.Các quy trình này liên quan đến việc chia quy trình công việc thành các bước nhỏ, hữu hạn và phân tích các nhiệm vụ liên quan đến từng bước.Hai nguyên tắc quan trọng nhất mà sau đó có thể được gán cho mỗi bước là trách nhiệm và tự động hóa.Một người hoặc thực thể duy nhất cần phải chịu trách nhiệm hoàn toàn để đạt được từng bước, loại bỏ việc chỉ tay và chần chừ ngón tay.Phần tiếp theo là hỏi liệu một bước có thể được tự động hóa.Bất kỳ phần nào của quá trình có thể hoàn toàn tự động, đưa nhân viên ra khỏi phương trình, là một bước quan trọng để cải thiện quy trình làm việc.Sau khi mỗi bước được phân tích, trách nhiệm đã được chỉ định và công việc đã được tự động hóa nếu có thể, toàn bộ quy trình quy trình công việc sẽ được cải thiện nhiều.Thách thức là chia quy trình công việc thành các bước có thể quản lý và sau đó cải thiện từng bước liên quan.Theo cách này, bạn có thể loại bỏ chất thải, tối đa hóa thời gian và năng suất và cải thiện quy trình làm việc.