Bagaimana cara meningkatkan alur kerja?
Meningkatkan alur kerja adalah proses penting apakah itu untuk individu atau organisasi.Alur kerja yang ditingkatkan terbukti memaksimalkan efisiensi, meminimalkan limbah baik dalam waktu dan sumber daya dan meningkatkan moral.Cara untuk meningkatkan alur kerja dapat sesederhana mengidentifikasi dan menghilangkan waktu yang terbuang atau serumit seperti memeriksa dan mengubah seluruh proses dan/atau mengotomatisasi semua atau sebagian dari itu.Tidak peduli seberapa besar atau kecilnya pekerjaan atau proses, ada waktu yang sepadan dengan waktu dan upaya untuk mengambil langkah -langkah untuk meningkatkan alur kerja.
Langkah pertama untuk meningkatkan alur kerja adalah mengidentifikasi dan menghilangkan limbah, dan pemborosan terbesar dari semuanya adalah waktu.Tempat kerja modern telah terbiasa dan bergantung pada email, pesan instan, dan SMS.Sarana komunikasi ini dimaksudkan untuk menghemat waktu, tetapi mereka dapat menyebabkan kelebihan informasi yang tidak berguna dan waktu yang terbuang.Anda dapat meningkatkan alur kerja hanya dengan menghilangkan atau membatasi pesan instan dan SMS dan dengan menetapkan harapan yang masuk akal pada email.Bereaksi atau menanggapi email segera setelah mereka masuk bisa menjadi pemborosan waktu.Mengatur beberapa kali di siang hari yang dikhususkan untuk membaca dan menjawab email akan meningkatkan alur kerja dan produktivitas Anda.
Gangguan ini hanyalah beberapa dari banyak yang dapat menghentikan alur kerja.Pekerjaan atau proses apa pun akan berjalan lebih baik dan lebih jauh dengan blok waktu yang wajar yang dikhususkan untuk itu daripada mencoba menyelesaikannya dalam peningkatan kecil.Mengesampingkan bahkan 20 atau 30 menit untuk mencurahkan satu tugas atau proses akan membantu Anda membuat langkah besar dalam meningkatkan produktivitas dan meningkatkan alur kerja.Berfokus pada tugas tertentu untuk blok waktu yang relatif pendek tetapi tidak terputus dapat menjadi salah satu metode terbaik untuk membantu Anda meningkatkan alur kerja.
Untuk prosedur yang lebih rumit dan organisasi yang lebih besar, ini membutuhkan pendekatan yang lebih sistematis untuk meningkatkan alur kerja.Proses -proses ini melibatkan memecah alur kerja menjadi langkah -langkah kecil dan terbatas dan menganalisis tugas -tugas yang terlibat dalam setiap langkah.Dua prinsip terpenting yang kemudian dapat ditugaskan untuk setiap langkah adalah tanggung jawab dan otomatisasi.Satu orang atau entitas harus sepenuhnya bertanggung jawab untuk mencapai setiap langkah, yang menghilangkan penunjuk dan penundaan jari.
Bagian selanjutnya adalah menanyakan apakah suatu langkah dapat diotomatisasi.Setiap bagian dari proses yang dapat sepenuhnya otomatis, mengeluarkan personel dari persamaan, adalah langkah utama menuju peningkatan alur kerja.Setelah setiap langkah dianalisis, tanggung jawab telah ditugaskan, dan pekerjaan telah diotomatisasi jika memungkinkan, seluruh proses alur kerja akan jauh lebih baik.
Langkah -langkah untuk meningkatkan alur kerja sebagian besar melibatkan akal sehat dan teknik manajemen tradisional.Tantangannya adalah memecah alur kerja menjadi langkah -langkah yang dapat dikelola dan kemudian meningkatkan setiap langkah yang terlibat.Dengan cara ini, Anda dapat menghilangkan limbah, memaksimalkan waktu dan produktivitas dan meningkatkan alur kerja.