Πώς μπορώ να γράψω μια επιστολή ικανοποίησης πελατών;

Μια επιστολή ικανοποίησης πελατών θα πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση και την επιθυμητή επίλυση, είτε πρόκειται για ένα έπαινο για έναν υπάλληλο που πήγε πάνω και πέρα, είτε αντικατάσταση ενός ελαττωματικού προϊόντος.Οι επιστολές ανάδρασης αυτού του είδους θα πρέπει να είναι συνοπτικές, καθώς το προσωπικό μπορεί να χρειαστεί να διαβάσει μέσω μεγάλου αριθμού σε οποιαδήποτε δεδομένη ημέρα.Είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι παρέχετε στοιχεία επικοινωνίας, ώστε η εταιρεία να ανταποκριθεί.Η επιστολή ικανοποίησης του πελάτη θα πρέπει επίσης να αναφέρει λεπτομερώς τη συναλλαγή που συνέβη και να ονομάσει τα εμπλεκόμενα μέλη του προσωπικού, ει δυνατόν.Οποιεσδήποτε άλλες σχετικές πληροφορίες θα πρέπει να συμπεριληφθούν, ώστε η εταιρεία να έχει μια πλήρη επισκόπηση του τι συνέβη και ποιος συμμετείχε.

Στην περίπτωση μιας επιστολής παραπόνων όπου η επιθυμία είναι να διαμαρτυρηθούν για ένα ζήτημα και να λάβουν ψήφισμα, μπορεί να βοηθήσει να συζητήσειΤι έγινε εκείνη τη στιγμή.Μια επιστολή ικανοποίησης πελατών θα μπορούσε να υποδηλώνει ότι ο πελάτης ζήτησε για παράδειγμα έναν επόπτη για βοήθεια, ή επεσήμανε ένα πρόβλημα με ελαττωματική επισκευή στο άτομο επισκευής και δεν έλαβε απάντηση.Εάν ο συγγραφέας επιστολής ήρθε σε επαφή με κάποιον άλλο στην εταιρεία και δεν έλαβε ικανοποιητικό αποτέλεσμα, αυτό θα πρέπει επίσης να συζητηθεί.Η ανάλυση είναι επιθυμητή.Αυτό μπορεί να είναι μια επιστροφή χρημάτων, ένα κουπόνι, μια επισκευή ή άλλο ψήφισμα.Η επιστολή ικανοποίησης του πελάτη δεν πρέπει να είναι παράλογη, αλλά θα πρέπει να καταστήσει σαφείς τους στόχους του πελάτη.Σε μια κατάσταση όπου ένας πελάτης επιθυμεί πρόσθετη αποζημίωση, όπως η αντικατάσταση ενός ηλεκτρικού στοιχείου που απέτυχε επειδή ένας προστάτης κύματος δεν λειτούργησε σωστά, ο πελάτης θα πρέπει να παρέχει τεκμηρίωση όπως οι αποδείξεις για να υποστηρίξουν αυτόν τον ισχυρισμό. Όταν μια επιστολή ικανοποίησης πελατών εκφράζει ευχαρίστησηΜε το επίπεδο υπηρεσίας, μπορεί να είναι χρήσιμο να προσφέρουμε λίγες πληροφορίες σχετικά με το γιατί ο πελάτης είναι ευχαριστημένος.Αυτή η ανατροφοδότηση μπορεί να μεταδοθεί στον υπάλληλο και μπορεί επίσης να ληφθεί υπόψη στις πολιτικές κατάρτισης των εργαζομένων και στις εταιρικές πολιτικές.Εάν, για παράδειγμα, ένας υπάλληλος της καμπίνας έκανε μια πτήση αεροπλάνου ιδιαίτερα ευχάριστη, μπορεί να βοηθήσει να μάθει γιατί, έτσι η αεροπορική εταιρεία μπορεί να συστήσει ότι άλλοι αεροσυνοδούς ακολουθούν το παράδειγμά τους.

Στο τέλος της επιστολής ικανοποίησης του πελάτη, ο συγγραφέας μπορεί να περιλαμβάνει επαφήπληροφορίες.Εάν τα αντίγραφα αποστέλλονται σε οποιονδήποτε άλλο, αυτό μπορεί να σημειωθεί με CC: και τα στοιχεία επικοινωνίας άλλων παραληπτών.Συνιστάται να ξαναδιαβάσουμε την επιστολή για τυχόν σφάλματα πριν από την αποστολή και βοηθά να διατηρηθεί η γλώσσα ουδέτερη, καθώς οι εταιρείες ενδέχεται να αγνοούν τις καταχρηστικές ή επιθετικές καταγγελίες.