Bagaimana cara menulis surat kepuasan pelanggan?

Surat kepuasan pelanggan harus mencakup informasi terperinci tentang situasi dan resolusi yang diinginkan, apakah itu pujian bagi seorang karyawan yang pergi di atas dan di luar, atau penggantian produk yang rusak.Surat umpan balik seperti ini harus ringkas, karena personel mungkin perlu membaca sejumlah besar pada hari tertentu.Penting juga untuk memastikan untuk memberikan informasi kontak sehingga perusahaan dapat merespons.

Apakah suatu pengalaman positif atau negatif, membantu memberikan informasi sebanyak mungkin termasuk tanggal, waktu, dan lokasi acara.Surat kepuasan pelanggan juga harus merinci transaksi yang terjadi, dan beri nama anggota staf yang terlibat, jika memungkinkan.Informasi lain yang relevan harus dimasukkan sehingga perusahaan memiliki gambaran lengkap tentang apa yang terjadi dan siapa yang terlibat.

Dalam kasus surat keluhan di mana keinginan itu mengeluh tentang suatu masalah dan mendapatkan resolusi, itu dapat membantu untuk berdiskusiApa yang dilakukan saat itu.Surat kepuasan pelanggan dapat menunjukkan bahwa pelanggan meminta bantuan penyelia, misalnya, atau menunjukkan masalah dengan perbaikan yang rusak kepada orang yang lebih baik dan tidak menerima tanggapan.Jika penulis surat menghubungi orang lain di perusahaan dan tidak mendapatkan hasil yang memuaskan, ini juga harus dibahas.

Setelah informasi tersebut diletakkan dalam satu hingga dua paragraf, penulis surat dapat memasukkan paragraf untuk membahas jenis apaResolusi diinginkan.Ini mungkin pengembalian dana, voucher, perbaikan, atau resolusi lain.Surat kepuasan pelanggan tidak boleh tidak masuk akal, tetapi harus memperjelas tujuan pelanggan.Dalam situasi di mana pelanggan menginginkan kompensasi tambahan, seperti penggantian komponen listrik yang gagal karena pelindung lonjakan tidak bekerja dengan benar, pelanggan harus memberikan dokumentasi seperti tanda terima untuk mendukung klaim itu.Tingkat layanan, akan sangat membantu untuk menawarkan sedikit informasi tentang mengapa pelanggan senang.Umpan balik ini dapat disampaikan kepada karyawan, dan juga dapat diperhitungkan dalam pelatihan karyawan dan kebijakan perusahaan.Jika, misalnya, petugas kabin membuat penerbangan pesawat terbang sangat menyenangkan, dapat membantu untuk mengetahui mengapa, sehingga maskapai dapat merekomendasikan agar pramugari lain mengikuti.

Di akhir surat kepuasan pelanggan, penulis dapat memasukkan kontakinformasi.Jika salinan dikirim ke orang lain, ini dapat dicatat dengan CC: dan informasi kontak penerima lain.Dianjurkan untuk membaca kembali surat itu untuk kesalahan apa pun sebelum mengirim, dan membantu menjaga bahasa tetap netral, karena perusahaan dapat mengabaikan keluhan yang kasar atau agresif.