Làm cách nào để viết thư hài lòng của khách hàng?

Một lá thư hài lòng của khách hàng nên bao gồm thông tin chi tiết về tình huống và độ phân giải mong muốn, cho dù đó là sự khen ngợi cho một nhân viên đã vượt lên trên, hoặc thay thế một sản phẩm bị lỗi.Thư phản hồi có tính chất này nên ngắn gọn, vì nhân viên có thể cần đọc qua một số lượng lớn vào bất kỳ ngày nào.Nó cũng quan trọng để đảm bảo cung cấp thông tin liên lạc để công ty có thể trả lời.

Cho dù trải nghiệm là tích cực hay tiêu cực, nó sẽ giúp cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt bao gồm ngày, thời gian và vị trí của sự kiện.Thư hài lòng của khách hàng cũng nên nêu chi tiết giao dịch xảy ra và đặt tên cho các nhân viên liên quan, nếu có thể.Bất kỳ thông tin liên quan nào khác nên được bao gồm để công ty có một cái nhìn tổng quan đầy đủ về những gì đã xảy ra và ai có liên quan.Những gì đã được thực hiện vào thời điểm đó.Ví dụ, một lá thư hài lòng của khách hàng có thể chỉ ra rằng khách hàng đã yêu cầu người giám sát hỗ trợ, hoặc chỉ ra một vấn đề với việc sửa chữa lỗi cho người sửa chữa và không nhận được phản hồi.Nếu người viết thư đã liên lạc với bất kỳ ai khác tại công ty và không nhận được kết quả thỏa đáng, điều này cũng nên được thảo luận.

Một khi thông tin được trình bày trong một đến hai đoạnNghị quyết là mong muốn.Đây có thể là một khoản hoàn trả, chứng từ, sửa chữa hoặc độ phân giải khác.Thư hài lòng của khách hàng không nên không hợp lý, nhưng nên làm cho các mục tiêu của khách hàng rõ ràng.Trong tình huống mà khách hàng muốn bồi thường bổ sung, như thay thế một thành phần điện không thành công vì một người bảo vệ đột biến không hoạt động chính xác, khách hàng nên cung cấp tài liệu như biên lai để sao lưu yêu cầu đó. Khi một thư hài lòng của khách hàng thể hiện niềm vui vớiMức độ dịch vụ, có thể hữu ích để cung cấp một chút thông tin về lý do tại sao khách hàng hài lòng.Phản hồi này có thể được chuyển tiếp cho nhân viên, và nó cũng có thể được tính đến trong đào tạo nhân viên và chính sách của công ty.Ví dụ, nếu một tiếp viên cabin đã thực hiện một chuyến bay máy bay đặc biệt thú vị, nó có thể giúp biết lý do tại sao, vì vậy hãng hàng không có thể đề nghị các tiếp viên khác theo dõi.thông tin.Nếu các bản sao được gửi cho bất kỳ ai khác, điều này có thể được ghi nhận bằng CC: và thông tin liên hệ của những người nhận khác.Nên đọc lại thư cho bất kỳ lỗi nào trước khi gửi và nó giúp giữ ngôn ngữ trung lập, vì các công ty có thể coi thường các khiếu nại lạm dụng hoặc tích cực.