Ποιες είναι οι διαδικασίες προμηθειών;

Κάθε οργανισμός που αγοράζει αγαθά ή υπηρεσίες έχει τυπικές διαδικασίες προμηθειών , τις μέθοδοι που χρησιμοποιούν για την απόκτηση αυτών των πραγμάτων.Αυτές οι διαδικασίες καλύπτουν όλες τις πτυχές του κύκλου προμηθειών, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής του προμηθευτή, των διαπραγματεύσεων των συμβάσεων, της τοποθέτησης και της πληρωμής των παραγγελιών.Όλες οι επιχειρήσεις έχουν διαδικασίες προμηθειών και χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο της δραστηριότητας των δαπανών, τη διασφάλιση των κατάλληλων εγκρίσεων και τη μείωση του κινδύνου υπερπληρωμής.Η δραστηριότητα προμήθειας ή αγοράς περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες δαπανών, εξαιρουμένων των μισθοδοσίας και συχνά αντιπροσωπεύει περισσότερο από το 50 % όλων των δαπανών.

Η κύρια κινητήρια δύναμη για την ανάπτυξη διαδικασιών προμηθειών είναι να ελέγξει όλες τις δαπάνες.Οι πραγματικές διαδικασίες που χρησιμοποιούνται μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς, αλλά θα είναι παρόμοιες.Μια κατάλληλη διαδικασία έγκρισης περιλαμβάνει συνήθως τον διαχωρισμό των καθηκόντων και τη συμμετοχή ανώτερων στελεχών για συναλλαγές που θα κοστίζουν περισσότερο από μια συγκεκριμένη τιμή.Μια άλλη τυποποιημένη διαδικασία προμήθειας είναι να περιορίσετε την πρόσβαση στα έντυπα παραγγελίας αγοράς και να απαιτήσετε υπογεγραμμένη εξουσιοδότηση από έναν διαχειριστή διαφορετικό από το άτομο που χρησιμοποιεί τα αγαθά.Αυτός ο διαχωρισμός του παραλήπτη των αγαθών και η έγκριση έχει σχεδιαστεί για να διασφαλίσει ότι ένας ανώτερος υπάλληλος έχει επίγνωση της παραγγελίας και μπορεί να επιβεβαιώσει ότι τα υλικά απαιτούνται και θα χρησιμοποιηθούν για τον κατάλληλο σκοπό.

Μια άλλη κοινή διαδικασία προμήθειας είναι η δημιουργία μιας σύντομης λίστας προ-εγκεκριμένων προμηθευτών για συγκεκριμένα εμπορεύματα.Οι πωλητές προστίθενται στον κατάλογο μέσω μιας διαδικασίας υποβολής προσφορών που διεξάγεται σε προγραμματισμένη βάση.Αυτή η διαδικασία έχει σχεδιαστεί για να είναι διαφανής και να παρέχει στην επιχείρηση την ευκαιρία να αποκτήσει εκπτώσεις στην τιμή, να πληροί τα πρότυπα ποιότητας και να εξασφαλίσει την επικαιρότητα της παράδοσης.

Οι κίνδυνοι για μια εταιρεία χωρίς κατάλληλες διαδικασίες προμηθειών υπερβαίνουν την υπερβολή, την αποτυχία επίτευξης καλής αξίας και αγορών απάτης.Πολλοί άνθρωποι που δεν διαθέτουν καμία κατάρτιση λογιστικής ή προμήθειας αντισταθμίζουν τα βήματα που εμπλέκονται σε ένα αίτημα αγοράς.Αυτές οι διαδικασίες, ωστόσο, έχουν σχεδιαστεί για να εξοικονομούν χρόνο και χρήματα.

Άλλες κοινές διαδικασίες προμηθειών περιλαμβάνουν τα όρια ρύθμισης αξίας που προκαλούν διαφορετική δραστηριότητα προμηθειών.Για παράδειγμα, οι αγορές που κοστίζουν περισσότερο από ένα συγκεκριμένο ποσό ενδέχεται να απαιτούν μια εντολή αγοράς που θα εγκριθεί από δύο επίπεδα διαχείρισης.Μια εντολή αγοράς για μια πολύ υψηλότερη τιμή μπορεί να απαιτήσει μια πρόταση που θα εκδοθεί.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εταιρείες ενδέχεται να υποχρεούνται να υπερασπίζονται τις συμβάσεις αγοράς τους.Εάν ένας πωλητής που συμμετείχε στη διαδικασία υποβολής προσφορών θεωρεί ότι δεν τους δόθηκε δίκαιη ευκαιρία να ανταγωνιστούν, μπορεί να κατατεθεί αγωγή.Ο νόμος περί συμβάσεων αποτελεί πηγή μεγάλης νομικής δραστηριότητας και οι επιχειρήσεις με ισχυρές διαδικασίες προμηθειών είναι στην καλύτερη θέση για να υπερασπιστούν τις επιχειρηματικές τους αποφάσεις.