Mik a beszerzési eljárások?

Minden olyan szervezet, amely árukat vagy szolgáltatásokat vásárol, szabványos beszerzési eljárásokkal rendelkezik , az általuk használt módszereket.Ezek az eljárások lefedik a beszerzési ciklus minden aspektusát, ideértve a szállító kiválasztását, a szerződéses tárgyalásokat, a megrendelés elhelyezését és a fizetést.Minden cég rendelkezik beszerzési eljárásokkal, és ezeket a kiadási tevékenységek ellenőrzésére, a megfelelő jóváhagyások biztosítására és a túlfizetés kockázatának csökkentésére használják.A beszerzés vagy a beszerzési tevékenység magában foglalja az összes kiadási tevékenységet, kivéve a bérszámfejtést, és gyakran az összes kiadás több mint 50 % -át képviseli.

A beszerzési eljárások fejlesztésének elsődleges hajtóereje az összes kiadás ellenőrzése.A tényleges alkalmazott eljárások kissé eltérhetnek, de hasonlóak lesznek.A megfelelő jóváhagyási eljárás általában a feladatok elválasztását és a felső vezetők bevonását magában foglalja olyan tranzakciókra, amelyek több, mint egy meghatározott ár.Egy másik szokásos beszerzési eljárás az, hogy korlátozza a megrendelési űrlapokhoz való hozzáférést, és aláírt engedélyt igényel az árukon kívüli személytől eltérő menedzsertől.Az áruk fogadójának ezt a szétválasztását és a jóváhagyást annak biztosítására tervezték, hogy egy vezető alkalmazott tisztában legyen a megrendeléssel, és megerősítse, hogy az anyagok szükségesek, és a megfelelő célra használják.

Egy másik általános beszerzési eljárás az előzetesen jóváhagyott gyártók rövid listájának létrehozása az adott áruk számára.A szállítókat a listára egy ütemezett alapon elvégzett ajánlattételi eljárás révén adják hozzá.Ezt a folyamatot úgy tervezték, hogy átlátható legyen, és lehetőséget biztosítson a cég számára az ár kedvezmények megszerzésére, a minőségi előírások kielégítésére és a kézbesítés időszerűségének biztosítása érdekében.

A vállalat megfelelő beszerzési eljárások nélkül fennálló kockázatok túlteljesítik, a jó érték elérésének elmulasztása és a csalás vásárlása.Sokan, akiknek nincs számviteli vagy beszerzési képzése, megbánja a beszerzési kérelemben részt vevő lépéseket.Ezeket a folyamatokat azonban úgy tervezték, hogy időt és pénzt takarítsunk meg.

Egyéb általános beszerzési eljárások közé tartozik az értékküszöbök beállítása, amelyek eltérő beszerzési tevékenységet váltanak ki.Például, ha egy bizonyos összegnél többet fizetett vásárlások, megkövetelhetik a vásárlási megrendelést, amelyet a menedzsment két szintje jóváhagyhat.A sokkal magasabb árért történő megrendelés megkövetelheti a javaslat kiadását.

Bizonyos esetekben a társaságoknak szükség lehet a vásárlási szerződések védelmére.Ha az ajánlattételi folyamatban részt vevő eladó úgy érzi, hogy nem kaptak méltányos lehetőséget a versenyre, pert indíthatnak.A szerződéses törvény sok jogi tevékenység forrása, és az erőteljes beszerzési eljárásokkal rendelkező cégek a legjobb helyzetben vannak üzleti döntéseik védelme érdekében.