Quy trình mua sắm là gì?

Mọi tổ chức mua hàng hóa hoặc dịch vụ đều có quy trình mua sắm tiêu chuẩn , các phương pháp họ sử dụng để có được những thứ đó.Các thủ tục này bao gồm tất cả các khía cạnh của chu kỳ mua sắm, bao gồm việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, đặt hàng và thanh toán.Tất cả các công ty có các quy trình mua sắm và chúng được sử dụng để kiểm soát hoạt động chi tiêu, đảm bảo các phê duyệt phù hợp được áp dụng và giảm nguy cơ thanh toán vượt mức.Hoạt động mua sắm hoặc mua hàng bao gồm tất cả các hoạt động chi tiêu, không bao gồm bảng lương và thường chiếm hơn 50 phần trăm của tất cả các chi tiêu.Động lực chính cho việc phát triển các thủ tục mua sắm là kiểm soát tất cả chi tiêu.Các quy trình thực tế được sử dụng có thể thay đổi một chút nhưng sẽ tương tự.Một quy trình phê duyệt thích hợp thường liên quan đến việc tách các nhiệm vụ và sự tham gia của các nhà quản lý cấp cao cho các giao dịch sẽ có giá cao hơn một mức giá cụ thể.Một quy trình mua sắm tiêu chuẩn khác là giới hạn quyền truy cập vào các mẫu đơn đặt hàng và yêu cầu ủy quyền có chữ ký từ người quản lý khác ngoài người sử dụng hàng hóa.Sự tách biệt của người nhận hàng hóa và sự chấp thuận được thiết kế để đảm bảo rằng một nhân viên cấp cao nhận thức được đơn đặt hàng và có thể xác nhận rằng các tài liệu được yêu cầu và sẽ được sử dụng cho mục đích thích hợp.Một quy trình mua sắm phổ biến khác là tạo một danh sách ngắn các nhà cung cấp được phê duyệt trước cho các mặt hàng cụ thể.Các nhà cung cấp được thêm vào danh sách thông qua một quy trình đấu thầu được thực hiện trên cơ sở theo lịch trình.Quá trình này được thiết kế để minh bạch và cung cấp cho công ty một cơ hội để được giảm giá về giá, để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và để đảm bảo tính kịp thời của việc giao hàng.Rủi ro cho một công ty mà không có quy trình mua sắm thích hợp là quá chi tiêu, việc không đạt được giá trị tốt và gian lận mua hàng.Nhiều người không có bất kỳ khóa đào tạo kế toán hoặc mua sắm làm phẫn nộ các bước liên quan đến yêu cầu mua hàng.Tuy nhiên, các quy trình này được thiết kế để tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc.Các quy trình mua sắm phổ biến khác bao gồm cài đặt ngưỡng giá trị kích hoạt hoạt động mua sắm khác nhau.Ví dụ, các giao dịch mua có giá cao hơn một số tiền nhất định có thể yêu cầu đơn đặt hàng được chấp thuận bởi hai cấp quản lý.Một đơn đặt hàng cho một mức giá cao hơn nhiều có thể yêu cầu một đề xuất được ban hành.Trong một số trường hợp, các công ty có thể được yêu cầu bảo vệ hợp đồng mua hàng của họ.Nếu một nhà cung cấp tham gia vào quá trình đấu thầu cảm thấy rằng họ không được cung cấp một cơ hội công bằng để cạnh tranh, một vụ kiện có thể được nộp.Luật hợp đồng là một nguồn của rất nhiều hoạt động pháp lý và các công ty có quy trình mua sắm mạnh mẽ là ở vị trí tốt nhất để bảo vệ các quyết định kinh doanh của họ.