Apa itu prosedur pengadaan?

Setiap organisasi yang membeli barang atau jasa memiliki standar Prosedur Pengadaan , metode yang mereka gunakan untuk memperoleh barang -barang itu.Prosedur ini mencakup semua aspek siklus pengadaan, termasuk pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, penempatan pesanan dan pembayaran.Semua perusahaan memiliki prosedur pengadaan, dan mereka digunakan untuk mengendalikan aktivitas pengeluaran, memastikan persetujuan yang tepat ada dan mengurangi risiko pembayaran lebih.Aktivitas pengadaan atau pembelian mencakup semua aktivitas pengeluaran, tidak termasuk penggajian, dan sering mewakili lebih dari 50 persen dari semua pengeluaran.

Kekuatan pendorong utama untuk pengembangan prosedur pengadaan adalah untuk mengendalikan semua pengeluaran.Prosedur aktual yang digunakan dapat sedikit berbeda tetapi akan serupa.Proses persetujuan yang tepat biasanya melibatkan pemisahan tugas dan keterlibatan manajer senior untuk transaksi yang akan menelan biaya lebih dari harga tertentu.Prosedur pengadaan standar lainnya adalah membatasi akses ke formulir pesanan pembelian dan memerlukan otorisasi yang ditandatangani dari manajer selain orang yang menggunakan barang.Pemisahan penerima barang dan persetujuan ini dirancang untuk memastikan bahwa anggota staf senior mengetahui pesanan dan dapat mengkonfirmasi bahwa bahan tersebut diperlukan dan akan digunakan untuk tujuan yang tepat.

Prosedur pengadaan umum lainnya adalah membuat daftar pendek vendor yang disetujui sebelumnya untuk komoditas tertentu.Vendor ditambahkan ke daftar melalui proses penawaran yang dilakukan berdasarkan jadwal.Proses ini dirancang untuk transparan dan untuk memberikan perusahaan kesempatan untuk mendapatkan diskon harga, untuk memenuhi standar kualitas dan untuk memastikan ketepatan waktu pengiriman.

Risiko untuk perusahaan tanpa prosedur pengadaan yang tepat adalah pengeluaran berlebihan, kegagalan untuk mencapai nilai yang baik dan membeli penipuan.Banyak orang yang tidak memiliki pelatihan akuntansi atau pengadaan membenci langkah -langkah yang terlibat dalam permintaan pembelian.Namun, proses ini dirancang untuk menghemat waktu dan uang.

Prosedur pengadaan umum lainnya termasuk pengaturan nilai ambang batas yang memicu aktivitas pengadaan yang berbeda.Misalnya, pembelian yang harganya lebih dari jumlah tertentu mungkin memerlukan pesanan pembelian untuk disetujui oleh dua tingkat manajemen.Pesanan pembelian dengan harga yang jauh lebih tinggi mungkin memerlukan proposal untuk dikeluarkan.

Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin diminta untuk mempertahankan kontrak pembelian mereka.Jika seorang vendor yang berpartisipasi dalam proses penawaran merasa bahwa mereka tidak memberikan kesempatan yang adil untuk bersaing, gugatan dapat diajukan.Hukum kontrak adalah sumber dari banyak kegiatan hukum, dan perusahaan dengan prosedur pengadaan yang kuat berada dalam posisi terbaik untuk mempertahankan keputusan bisnis mereka.