Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για την ανάπτυξη επιχειρηματικών διαδικασιών;
Η ανάπτυξη των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για την ανάλυση μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής δραστηριότητας και την ανάπτυξη μιας τυποποιημένης διαδικασίας για την εκτέλεση αυτής της δραστηριότητας.Ο σκοπός είναι να διασφαλιστεί ότι οι δραστηριότητες που αντιμετωπίζουν συχνά αντιμετωπίζονται σωστά και με τον πιο αποτελεσματικό και αποτελεσματικό τρόπο.Ορισμένες συμβουλές για τη διαχείριση της ανάπτυξης των επιχειρηματικών διαδικασιών περιλαμβάνουν την έναρξη με σαφείς στόχους, την πλήρη ανάλυση των σημερινών μεθόδων μιας δραστηριότητας και την αξιολόγηση των τυποποιημένων πρακτικών που γίνονται με συγκεκριμένο τρόπο απλώς και μόνο επειδή αυτός είναι ο τρόπος που έχουν πάντα γίνει.Είναι επίσης σημαντικό να αναπτυχθεί ένα σαφές σύστημα επικοινωνίας για την ενημέρωση και την εμπλοκή των εργαζομένων. Οι παροχές στην ανάπτυξη των επιχειρηματικών διαδικασιών περιλαμβάνουν αυξημένη ικανοποίηση των πελατών και αυξημένη ικανότητα εργασίας των εργαζομένων.Οι αποτελεσματικότερες επιχειρηματικές πρακτικές μπορούν επίσης να αυξήσουν την ευκολία της εύρεσης ρεκόρ και της συνέπειας της απόδοσης των εργαζομένων.Ωστόσο, όταν διαχειρίζεται ακατάλληλα, η ανάπτυξη επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να οδηγήσει σε απογοήτευση τόσο στους υπαλλήλους όσο και στους πελάτες και τελικά θα καθαρίσει την εταιρεία χωρίς οφέλη.
Κατά την ανάπτυξη μιας νέας επιχειρηματικής διαδικασίας, είναι κρίσιμο να ξεκινήσετε με ένα στόχο.Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να αποφασίσει να εφαρμόσει μια επιχειρηματική διαδικασία για την κλιμάκωση των καταγγελιών εξυπηρέτησης πελατών, επειδή η βαθμολογία ικανοποίησης πελατών της Companys είναι χαμηλή και θέλει να το βελτιώσει.Μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσει μια επιχειρηματική διαδικασία για την τεκμηρίωση του έργου, επειδή κανείς δεν μπορεί να βρει πληροφορίες σχετικά με ένα έργο όταν ο διαχειριστής του έργου είναι άρρωστος ή μη διαθέσιμος.Μπορεί επίσης να χρειαστεί να αυτοματοποιήσει μια παραδοσιακά χρονοβόρα διαδικασία για να επιταχύνει, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να διαχειρίζονται ένα βαρύτερο φόρτο εργασίας.
Ένα βασικό βήμα στην ανάπτυξη των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι η ανοικτή και ενεργά να αναλύσει τις υπάρχουσες μεθόδους εκτέλεσης της υπό εξέταση δραστηριότητας.Πρέπει να ερωτηθούν πολλές ερωτήσεις για το γιατί οι εργαζόμενοι κάνουν τα πράγματα που κάνουν.Ενώ αυτή η διαδικασία πιθανότατα θα αποκαλύψει πρακτικές που έχουν χρησιμοποιηθεί απλώς και μόνο επειδή είναι εύκολες, ένας διαχειριστής μπορεί επίσης να αποκαλύψει σημαντικές πτυχές των τρέχουσας μεθόδων που δεν είναι άμεσα εμφανείς από την ανάλυση στατιστικών δεδομένων. Μια άλλη σημαντική συμβουλή είναι να θυμόμαστε ότι η πλειοψηφία είναιΔεν είναι πάντα σωστό.Το γεγονός ότι 30 από τους 40 εκπρόσωποι σε ένα τηλεφωνικό κέντρο χειρίζονται τα παράπονα των πελατών με τον ίδιο τρόπο δεν σημαίνει ότι ο τρόπος τους είναι ο καλύτερος τρόπος.Εάν οι κορυφαίοι καλλιτέχνες, με βάση τους χρόνους κλήσης και τις έρευνες ικανοποίησης των πελατών, τον αριθμό μεταξύ των διαφορετικών δέκα, είναι ένας πολύ καλός δείκτης ότι η τυποποιημένη διαδικασία είναι λάθος.Οι συστάσεις πρέπει να βασίζονται σε αυτό που κάνουν οι πιο επιτυχημένοι υπάλληλοι και όχι σε ό, τι κάνει η πλειοψηφία. Πρακτική, σαφήνεια και επικοινωνία είναι άλλοι κρίσιμοι παράγοντες της αποτελεσματικής ανάπτυξης των επιχειρηματικών διαδικασιών.Μια διαδικασία μπορεί να φαίνεται εξαιρετική σε χαρτί και να ακούγεται εξαιρετικά σε μια συνάντηση, αλλά αν δεν λειτουργεί στην πράξη, είναι άχρηστο.Ακόμη και μια πρακτική διαδικασία θα είναι αναποτελεσματική εάν δεν κοινοποιείται σε όσους θα το χρησιμοποιήσουν με τρόπο που να καταλάβουν.Δοκιμή πεδίου κάθε διαδικασία και ζητώντας από τους υπαλλήλους να συμμετέχουν στην τεκμηρίωση, μπορούν να βοηθήσουν στην εξάλειψη αυτών των εμποδίων. Οι καλύτεροι διαχειριστές επιχειρηματικών διαδικασιών προβλέπουν αντίσταση.Οι άνθρωποι, γενικά, απλά δεν τους αρέσει η αλλαγή.Η παρουσίαση της νέας διαδικασίας με τρόπο που υπογραμμίζει τα οφέλη τόσο για την εταιρεία όσο και για τους υπαλλήλους, αναγνωρίζοντας παράλληλα ότι θα υπάρξουν κάποιες προσκρούσεις στην πορεία, είναι μια αποδεδειγμένη μέθοδος μείωσης του άγχους και της δημιουργίας buy-in.