Những lời khuyên tốt nhất để phát triển quy trình kinh doanh là gì?

Phát triển quy trình kinh doanh là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ phân tích một hoạt động kinh doanh cụ thể và phát triển một quy trình tiêu chuẩn để thực hiện hoạt động đó.Mục đích là để đảm bảo rằng các hoạt động thường xuyên được xử lý chính xác và theo cách hiệu quả và hiệu quả nhất.Một số mẹo để giúp quản lý phát triển quy trình kinh doanh bao gồm bắt đầu với các mục tiêu rõ ràng, phân tích đầy đủ các phương pháp hiện tại của một hoạt động và đánh giá các thực tiễn tiêu chuẩn được thực hiện theo một cách cụ thể chỉ đơn giản vì đó là cách họ luôn luôn được thực hiện.Nó cũng rất quan trọng để phát triển một hệ thống truyền thông rõ ràng để thông báo cho nhân viên và liên quan.Thực tiễn kinh doanh hiệu quả hơn cũng có thể làm tăng sự dễ dàng trong việc tìm kiếm và tính nhất quán của hiệu suất của nhân viên.Tuy nhiên, khi được quản lý không đúng cách, phát triển quy trình kinh doanh có thể dẫn đến sự thất vọng giữa cả nhân viên và khách hàng và cuối cùng sẽ làm cho công ty không có lợi ích.Khi phát triển một quy trình kinh doanh mới, điều quan trọng là bắt đầu với một mục tiêu.Ví dụ, người quản lý có thể quyết định thực hiện một quy trình kinh doanh để leo thang các khiếu nại về dịch vụ khách hàng vì xếp hạng sự hài lòng của khách hàng của công ty là thấp và anh ta muốn cải thiện nó.Anh ta có thể cần tạo một quy trình kinh doanh cho tài liệu dự án vì không ai có thể tìm thấy thông tin về một dự án khi người quản lý dự án bị bệnh hoặc không có sẵn.Anh ta cũng có thể cần tự động hóa một quy trình tốn thời gian theo truyền thống để tăng tốc độ để nhân viên có thể quản lý khối lượng công việc nặng hơn.

Một bước quan trọng trong phát triển quy trình kinh doanh là phân tích công khai và tích cực các phương pháp thực hiện hoạt động hiện có được xem xét.Rất nhiều câu hỏi nên được hỏi về lý do tại sao nhân viên làm những việc họ làm.Mặc dù quá trình này có thể sẽ phát hiện ra các thực tiễn đã được sử dụng đơn giản chỉ vì chúng dễ dàng, nhưng người quản lý cũng có thể phát hiện ra các khía cạnh quan trọng của các phương pháp hiện tại không rõ ràng ngay lập tức từ việc phân tích dữ liệu thống kê. Một mẹo quan trọng khác là nhớ rằng phần lớn làKhông phải lúc nào cũng đúng.Thực tế là 30 trong số 40 đại diện trong một trung tâm cuộc gọi xử lý các khiếu nại của khách hàng theo cách tương tự không có nghĩa là cách của họ là cách tốt nhất.Nếu những người biểu diễn hàng đầu, dựa trên thời gian gọi và khảo sát sự hài lòng của khách hàng, số trong số mười người khác nhau, thì đó là một chỉ số khá tốt rằng quy trình tiêu chuẩn là sai.Các khuyến nghị nên dựa trên những gì nhân viên thành công nhất làm, thay vì dựa trên những gì đa số làm. Tính thực tế, sự rõ ràng và giao tiếp là các yếu tố quan trọng khác của phát triển quy trình kinh doanh hiệu quả.Một quá trình có thể trông tuyệt vời trên giấy tờ, và âm thanh tuyệt vời trong một cuộc họp, nhưng nếu nó không hoạt động trong thực tế, nó là vô ích.Ngay cả một quy trình thực tế sẽ không hiệu quả nếu nó không được truyền đạt cho những người sẽ sử dụng nó theo cách mà họ có thể hiểu.Kiểm tra hiện trường từng quy trình và yêu cầu nhân viên chọn tham gia vào tài liệu có thể giúp loại bỏ những trở ngại này. Các nhà quản lý quy trình kinh doanh tốt nhất dự đoán sự kháng cự.Mọi người, nói chung, đơn giản là không thích thay đổi.Trình bày quy trình mới theo cách nêu bật lợi ích cho cả công ty và nhân viên, trong khi thừa nhận rằng sẽ có một số va chạm trên đường đi, là một phương pháp đã được chứng minh để giảm lo lắng và tạo ra mua.