Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για την τεκμηρίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών;

Η τεκμηρίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι η διαδικασία δημιουργίας γραπτού αρχείου των βημάτων που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική διαδικασία ή διαδικασία.Η τεκμηρίωση αυτή συμβάλλει στην τυποποίηση των διαδικασιών και στη δημιουργία βέλτιστων πρακτικών.Συμβουλές για τη δημιουργία σαφών, αποτελεσματικών εγγράφων διεργασίας περιλαμβάνουν τη χρήση εύκολα κατανοητών γλώσσας, έχοντας πολλαπλά μέρη να αναθεωρούν την τεκμηρίωση και να γράφουν τόσο λεπτομερή έγγραφα όσο και απλοποιημένα φύλλα εξαπατούμενα.

Πολλές εταιρείες δημιουργούν τεκμηρίωση επιχειρηματικών διαδικασιών για εκπαιδευτικούς σκοπούς.Αυτό σημαίνει ότι πολλά άτομα που ενδέχεται να έχουν πολύ διαφορετικά επίπεδα κατανόησης είναι πιθανό να διαβάσουν τα έγγραφα.Προκειμένου να διασφαλιστεί η μέγιστη αποτελεσματικότητα, τα έγγραφα της διαδικασίας θα πρέπει να είναι εύκολα κατανοητά από οποιονδήποτε πιθανόν να τα χρησιμοποιήσει.

Οι εμπειρογνώμονες συχνά συνιστούν τη σύνταξη τέτοιων εγγράφων χρησιμοποιώντας τη γλώσσα ισοδύναμη με ένα επίπεδο ανάγνωσης της ένατης τάξης.Οι συγγραφείς θα πρέπει επίσης να αποφεύγουν τη χρήση τεχνικής ή βιομηχανικής ορολογίας.Όταν τα ακρωνύμια ή οι όροι της βιομηχανίας πρέπει να χρησιμοποιηθούν, θα πρέπει πρώτα να καθοριστούν σαφώς.Είναι επίσης σοφό να συμπεριληφθεί ένας κατάλογος ορισμών κατά τη δημιουργία τεκμηρίωσης επιχειρηματικών διαδικασιών.

Ενώ η τεκμηρίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών ολοκληρώνεται συχνά από ένα ατομικό εξειδικευμένο στην ανάπτυξη τέτοιων εγγράφων, είναι σημαντικό να αναθεωρηθούν άλλοι τα έγγραφα προτού τεθούν σε κοινή χρήση.Εάν το άτομο που γράφει ότι η τεκμηρίωση δεν είναι ειδικός στη διαδικασία που τεκμηριώνεται, ένας τέτοιος εμπειρογνώμονας θα πρέπει να εκτελέσει μια ανασκόπηση για να διασφαλίσει ότι το περιεχόμενο είναι τεχνικά σωστό.Τα έγγραφα θα πρέπει επίσης να αναθεωρηθούν από τουλάχιστον ένα άτομο που είναι εντελώς άγνωστο με τη διαδικασία, έτσι ώστε να μπορούν να εντοπιστούν τυχόν ασαφείς οδηγίες ή βήματα που λείπουν.Τα έγγραφα εξηγούν όλα τα βήματα που εμπλέκονται σε μια διαδικασία και μπορούν επίσης να παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες, όπως απαιτήσεις προγράμματος λογισμικού, νομικούς περιορισμούς και στοιχεία επικοινωνίας για διάφορα βήματα.Ενώ τα έγγραφα είναι κρίσιμα για μια πλήρη εξήγηση της διαδικασίας, μπορεί να είναι πολύ μακρά ή ογκώδη για να μπορούν να χρησιμοποιούνται σε καθημερινή βάση.

Μια λύση σε αυτό το πρόβλημα είναι να δημιουργηθεί ένα φύλλο εξαπατήσει που αντιμετωπίζει μόνο τα πιο κρίσιμα βήματα και εξυπηρετείΥπενθύμιση μόλις διαβαστεί ολόκληρη η τεκμηρίωση της διαδικασίας.Αυτά τα φύλλα εξαπατά πρέπει να παρέχουν έναν εύκολο τρόπο για να βρείτε βασικές πληροφορίες για κάθε βήμα.Μπορεί να είναι συνετό να παρέχετε τη σελίδα ή τον αριθμό κεφαλαίου όπου οι πληροφορίες μπορούν να βρεθούν στην πλήρη τεκμηρίωση, ώστε ο αναγνώστης να έχει αναφορά εάν χρειάζεται πρόσθετες λεπτομέρειες.Τέτοια φύλλα παρουσιάζονται συχνά ως διαγράμματα ροής ή περιγράμματα.