Apa tips terbaik untuk dokumentasi proses bisnis?

Dokumentasi proses bisnis adalah proses pembuatan catatan tertulis dari langkah -langkah yang terkait dengan proses atau prosedur bisnis tertentu.Dokumentasi semacam itu membantu menstandarkan prosedur dan menetapkan praktik terbaik.Kiat untuk membuat dokumen proses yang jelas dan efektif termasuk menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, membuat banyak pihak meninjau dokumentasi dan menulis kedua dokumen terperinci dan lembar cheat yang disederhanakan.

Banyak perusahaan membuat dokumentasi proses bisnis untuk tujuan pelatihan.Ini berarti bahwa banyak orang yang mungkin memiliki tingkat pemahaman yang sangat berbeda cenderung membaca dokumen.Untuk memastikan efektivitas maksimal, dokumen proses harus mudah dimengerti oleh siapa pun yang cenderung menggunakannya.

Pakar sering merekomendasikan menulis dokumen seperti itu menggunakan bahasa yang setara dengan tingkat membaca kelas sembilan.Penulis juga harus menghindari penggunaan jargon teknis atau industri.Ketika akronim atau istilah industri harus digunakan, mereka harus terlebih dahulu didefinisikan dengan jelas.Juga bijaksana untuk memasukkan daftar definisi saat membuat dokumentasi proses bisnis.

Sementara dokumentasi proses bisnis sering diselesaikan oleh individu yang terampil dalam mengembangkan dokumen tersebut, penting untuk meminta orang lain meninjau dokumen sebelum digunakan secara umum digunakan secara umum digunakan secara umum.Jika orang yang menulis dokumentasi bukan ahli dalam proses yang didokumentasikan, ahli tersebut harus melakukan ulasan untuk memastikan kontennya secara teknis benar.Dokumen -dokumen tersebut juga harus ditinjau oleh setidaknya satu individu yang sama sekali tidak terbiasa dengan proses tersebut sehingga setiap instruksi yang tidak jelas atau langkah -langkah yang hilang dapat diidentifikasi.

Dokumen terperinci adalah bagian penting dari dokumentasi proses bisnis.Dokumen -dokumen tersebut menjelaskan semua langkah yang terlibat dalam suatu proses dan juga dapat memberikan informasi tambahan, seperti persyaratan program perangkat lunak, pembatasan hukum dan informasi kontak untuk berbagai langkah.Sementara dokumen sangat penting untuk penjelasan lengkap tentang proses, mereka mungkin terlalu panjang atau tebal untuk dapat digunakan setiap hari.

Solusi untuk masalah ini adalah membuat lembar curang yang hanya membahas langkah -langkah paling kritis dan melayaniSebagai pengingat setelah seluruh dokumentasi proses dibaca.Lembar cheat ini harus memberikan cara mudah untuk menemukan informasi dasar pada setiap langkah.Mungkin bijaksana untuk memberikan halaman atau nomor bab di mana informasi dapat ditemukan dalam dokumentasi lengkap sehingga pembaca memiliki referensi jika ia membutuhkan rincian tambahan.Lembar seperti itu sering disajikan sebagai grafik aliran atau garis besar.