Melyek a legjobb tippek az üzleti folyamatok dokumentációjához?

Az üzleti folyamatok dokumentációja egy adott üzleti folyamathoz vagy eljáráshoz kapcsolódó lépések írásbeli nyilvántartásának létrehozása.Az ilyen dokumentáció elősegíti az eljárások szabványosítását és a bevált gyakorlatok kialakítását.A világos, hatékony folyamatdokumentumok létrehozásához tippek között szerepel a könnyen érthető nyelv használata, ha több fél felülvizsgálja a dokumentációt, és mind a részletes dokumentumokat, mind az egyszerűsített csalólapokat írja.Ez azt jelenti, hogy sok olyan személy, akinek nagyon eltérő megértési szintje van, valószínűleg elolvassa a dokumentumokat.A maximális hatékonyság biztosítása érdekében a folyamatdokumentumoknak könnyen érthetőnek kell lenniük, akik valószínűleg használják őket.

A szakértők gyakran javasolják az ilyen dokumentumok írását a kilencedik osztályú olvasási szinttel egyenértékű nyelv felhasználásával.Az íróknak el kell kerülniük a műszaki vagy ipari zsargon használatát is.Ha rövidítéseket vagy ipari kifejezéseket kell használni, először egyértelműen meg kell határozni.Az is bölcs dolog, ha az üzleti folyamatok dokumentációjának létrehozásakor a meghatározások listáját tartalmazza.-Ha az a személy, aki a dokumentációt írja, nem szakértő a dokumentált folyamatban, akkor egy ilyen szakértőnek felülvizsgálatot kell végeznie annak biztosítása érdekében, hogy a tartalom technikailag helyes legyen.A dokumentumokat legalább egy olyan személynek kell felülvizsgálni, aki teljesen ismeri a folyamatot, hogy bármilyen nem egyértelmű utasítás vagy hiányzó lépés azonosítható legyen.

A részletes dokumentumok nélkülözhetetlen részét képezik az üzleti folyamat dokumentációjának.A dokumentumok elmagyarázzák a folyamatban részt vevő összes lépést, és további információkat is szolgáltathatnak, például a szoftverprogram követelményeit, a jogi korlátozásokat és a különféle lépések elérhetőségét.Noha a dokumentumok kritikusak a folyamat teljes magyarázatához, lehetnek túl hosszúak vagy terjedelmesek ahhoz, hogy napi rendszerességgel használhatóak legyenek.Emlékeztetőként a teljes folyamatdokumentáció elolvasása után.Ezeknek a csaló lapoknak egyszerű módszert kell biztosítaniuk az alapvető információk megtalálására az egyes lépésekben.Bölcs dolog megadni az oldalt vagy a fejezet számát, ahol az információk megtalálhatók a teljes dokumentációban, így az olvasónak van referenciája, ha további részletekre van szüksége.Az ilyen lapokat gyakran folyamatábrákként vagy körvonalakként mutatják be.