Những lời khuyên tốt nhất cho tài liệu quy trình kinh doanh là gì?

Tài liệu quy trình kinh doanh là quá trình tạo ra một bản ghi bằng văn bản về các bước liên quan đến quy trình hoặc quy trình kinh doanh cụ thể.Tài liệu như vậy giúp tiêu chuẩn hóa các thủ tục và thiết lập các thực tiễn tốt nhất.Các mẹo để tạo các tài liệu quy trình rõ ràng, hiệu quả bao gồm sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, có nhiều bên xem xét tài liệu và viết cả tài liệu chi tiết và bảng gian lận đơn giản hóa. Nhiều công ty tạo tài liệu quy trình kinh doanh cho mục đích đào tạo.Điều này có nghĩa là nhiều cá nhân có thể có mức độ hiểu rất khác nhau có khả năng đọc các tài liệu.Để đảm bảo hiệu quả tối đa, các tài liệu quy trình nên dễ hiểu bởi bất kỳ ai có khả năng sử dụng chúng.Các chuyên gia thường khuyên bạn nên viết các tài liệu đó bằng ngôn ngữ tương đương với cấp độ đọc lớp chín.Các nhà văn cũng nên tránh sử dụng biệt ngữ kỹ thuật hoặc công nghiệp.Khi các từ viết tắt hoặc thuật ngữ ngành phải được sử dụng, trước tiên chúng nên được xác định rõ ràng.Cũng nên bao gồm một danh sách các định nghĩa khi tạo tài liệu quy trình kinh doanh. Trong khi tài liệu quy trình kinh doanh thường được hoàn thành bởi một cá nhân có kỹ năng phát triển các tài liệu đó, điều quan trọng là phải xem xét các tài liệu khác trước khi chúng được sử dụng phổ biến.Nếu người viết tài liệu không phải là một chuyên gia trong quá trình được ghi lại, một chuyên gia như vậy nên thực hiện đánh giá để đảm bảo nội dung là chính xác về mặt kỹ thuật.Các tài liệu cũng nên được xem xét bởi ít nhất một cá nhân hoàn toàn không quen thuộc với quy trình để có thể xác định được các hướng dẫn không rõ ràng hoặc các bước bị thiếu. Các tài liệu chi tiết là một phần thiết yếu của tài liệu quy trình kinh doanh.Các tài liệu giải thích tất cả các bước liên quan đến một quy trình và cũng có thể cung cấp thêm thông tin, chẳng hạn như các yêu cầu chương trình phần mềm, hạn chế pháp lý và thông tin liên hệ cho các bước khác nhau.Mặc dù các tài liệu rất quan trọng đối với một lời giải thích đầy đủ về quy trình, nhưng chúng có thể quá dài hoặc cồng kềnh để có thể sử dụng hàng ngày.Như một lời nhắc nhở một khi toàn bộ tài liệu quy trình đã được đọc.Những tấm cheat này sẽ cung cấp một cách dễ dàng để tìm thông tin cơ bản trên từng bước.Có thể là khôn ngoan khi cung cấp số trang hoặc chương trong đó thông tin có thể được tìm thấy trong tài liệu đầy đủ để người đọc có tài liệu tham khảo nếu anh ta cần thêm chi tiết.Các tờ như vậy thường được trình bày dưới dạng biểu đồ hoặc phác thảo.