Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι λογισμικού ρεσεψιονίστ;

Υπάρχουν πολλά διαφορετικά είδη εργασιών που μπορεί να εκτελέσει το λογισμικό ρεσεψιονίστ.Μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση μηνυμάτων, να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους και να διαχειριστείτε τις εισερχόμενες κλήσεις.Υπάρχουν επίσης σουίτες λογισμικού που επιτρέπουν σε έναν χρήστη να ενσωματώσει αρκετές από αυτές τις λειτουργίες σε ένα πακέτο και προγράμματα που διαχειρίζονται λειτουργίες ρεσεψιονίστ για συγκεκριμένες βιομηχανίες.

Ένα από τα απλούστερα είδη λογισμικού ρεσεψιονίστ είναι προγράμματα που οργανώνουν μηνύματα και παρακολουθούν τη διαθεσιμότητα των εργαζομένων.Αυτά τα προγράμματα επιτρέπουν στους ρεσεψιονίστ να κάνουν ηλεκτρονικό αρχείο όλων των εισερχόμενων μηνυμάτων, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου παράδοσης στον παραλήπτη.Μπορεί επίσης να έχουν χαρακτηριστικά ημερολογίου που παρέχουν τρέχουσες πληροφορίες σχετικά με την τοποθεσία των εργαζομένων εκτός από την επιλογή των ρεσεψιονίστ να κάνουν ραντεβού για άλλους.Ορισμένα προγράμματα ενσωματώνονται επίσης σε άλλες λειτουργίες, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, προκειμένου να αυξηθεί η δυνατότητα παράδοσης μηνυμάτων.

Υπάρχουν επίσης τύποι λογισμικού ρεσεψιονίστ που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση και βοήθεια της χρήσης τηλεφώνου σε εταιρείες όπου υπάρχει μεγάλος όγκος δραστηριότητας κλήσεων.Αυτά τα προϊόντα συνήθως αποτελούνται από μια οθόνη που εμφανίζει πληροφορίες σχετικά με τις κλήσεις και τα εργαλεία για την παραγωγή τους.Οι πληροφορίες ενδέχεται να περιλαμβάνουν τον τρέχοντα αριθμό, τις κλήσεις στην ουρά και τις βασικές πληροφορίες πελατών.Τα εργαλεία μπορούν να περιλαμβάνουν οτιδήποτε μπορεί να βοηθήσει στην πραγματοποίηση μιας κλήσης, όπως ένα πληκτρολόγιο, να κρατήσει και να κλείσει την ικανότητα και την ταυτοποίηση καλούντος (ID).

Λογισμικό ρεσεψιονίστ που βοηθά έναν χρήστη να κάνει μια κλήση μπορεί επίσης να εκτελέσει λειτουργίες για άλλες γραμμές.Μπορεί να ελέγξει εάν μια συγκεκριμένη γραμμή είναι δωρεάν και μεταφέρει αυτόματα την κλήση ή να την στείλει σε φωνητικό ταχυδρομείο.Αυτή η δυνατότητα μπορεί να περιλαμβάνει μία ή περισσότερες θέσεις, ανάλογα με το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του οργανισμού.Ορισμένα προϊόντα επιτρέπουν επίσης τη λειτουργικότητα πολλαπλών γραμμών, όπως η δυνατότητα δημιουργίας και μέτριων κλήσεων συνεδρίων.Για παράδειγμα, υπάρχουν προϊόντα για την ιατρική βιομηχανία που έχουν λειτουργίες για την επεξεργασία γραφικών ασθενών, την αποστολή υπενθυμίσεων ραντεβού και τη διαχείριση των επιλογών αυτοεξυπηρέτησης για τους ασθενείς.Χαρακτηριστικά όπως αυτά προορίζονται να αυτοματοποιήσουν μερικές από τις πιο επαναλαμβανόμενες πτυχές της λειτουργίας υποδοχής σε μια συγκεκριμένη περιοχή.Αυτό συχνά θα εμφανίζει όλα τα διαθέσιμα εργαλεία σε μία οθόνη.Πώς είναι διατεταγμένο και πόσες λειτουργίες υπάρχουν ποικίλλει ευρέως μεταξύ διαφορετικών προϊόντων.Για παράδειγμα, ορισμένα είδη λογισμικού δείχνουν μια κλήση ή επέκταση κάθε φορά, ενώ άλλοι δείχνουν αρκετές επεκτάσεις και την κατάστασή τους σε μία μόνο οθόνη.