Các loại phần mềm nhân viên tiếp tân khác nhau là gì?

Có một số loại nhiệm vụ khác nhau mà phần mềm tiếp tân có thể thực hiện.Nó có thể giúp tổ chức các tin nhắn, theo dõi nhân viên và quản lý các cuộc gọi đến.Ngoài ra còn có bộ phần mềm cho phép người dùng tích hợp một số chức năng này vào một gói và các chương trình quản lý các chức năng tiếp tân cho các ngành công nghiệp cụ thể.Một trong những loại phần mềm tiếp tân đơn giản nhất là các chương trình sắp xếp tin nhắn và theo dõi sự sẵn có của nhân viên.Các chương trình này cho phép nhân viên tiếp tân tạo một bản ghi điện tử của tất cả các tin nhắn đến, bao gồm thời gian giao hàng cho người nhận.Họ cũng có thể có các tính năng lịch cung cấp thông tin hiện tại về vị trí nhân viên ngoài việc cho phép nhân viên tiếp tân đặt cuộc hẹn cho người khác.Một số chương trình cũng tích hợp với các chức năng khác như email để tăng khả năng gửi tin nhắn. Ngoài ra còn có các loại phần mềm tiếp tân được sử dụng để theo dõi và hỗ trợ sử dụng điện thoại trong các công ty nơi có khối lượng lớn hoạt động gọi.Các sản phẩm này thường bao gồm một màn hình hiển thị thông tin về các cuộc gọi và các công cụ để tạo chúng.Thông tin có thể bao gồm số hiện tại, các cuộc gọi trong hàng đợi và thông tin khách hàng cơ bản.Các công cụ có thể bao gồm bất cứ điều gì có thể giúp thực hiện cuộc gọi, chẳng hạn như bàn phím, khả năng giữ và treo lên và nhận dạng người gọi (ID).Phần mềm tiếp tân giúp người dùng thực hiện cuộc gọi cũng có thể thực hiện các chức năng cho các dòng khác.Nó có thể kiểm tra xem một dòng cụ thể có miễn phí không và tự động chuyển cuộc gọi hoặc gửi nó vào thư thoại.Khả năng này có thể bao gồm một hoặc một số vị trí, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của tổ chức.Một số sản phẩm cũng cho phép chức năng đa dòng, chẳng hạn như khả năng thiết lập và các cuộc gọi hội nghị vừa phải. Một số loại phần mềm tiếp tân được thiết kế để quản lý các thách thức của một ngành nhất định.Ví dụ, có các sản phẩm cho ngành y tế có chức năng xử lý giấy tờ của bệnh nhân, gửi lời nhắc hẹn và quản lý các lựa chọn tự phục vụ cho bệnh nhân.Các tính năng như thế này có nghĩa là để tự động hóa một số khía cạnh lặp đi lặp lại nhất của công việc tiếp nhận trong một khu vực cụ thể. Dù chức năng của nó, hầu hết các phần mềm tiếp tân sẽ có giao diện người dùng đồ họa (GUI).Điều này thường sẽ hiển thị tất cả các công cụ có sẵn trên một màn hình.Cách nó được sắp xếp và có bao nhiêu tính năng có nhiều tính năng khác nhau giữa các sản phẩm khác nhau.Ví dụ: một số loại phần mềm hiển thị một cuộc gọi hoặc mở rộng tại một thời điểm, trong khi các loại khác hiển thị một số phần mở rộng và trạng thái của chúng trên một màn hình.