Apa saja berbagai jenis perangkat lunak resepsionis?
Ada beberapa jenis tugas yang dapat dilakukan oleh perangkat lunak resepsionis.Ini dapat membantu mengatur pesan, melacak karyawan, dan mengelola panggilan masuk.Ada juga suite perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mengintegrasikan beberapa fungsi ini ke dalam satu paket, dan program yang mengelola fungsi resepsionis untuk industri tertentu.
Salah satu jenis perangkat lunak resepsionis paling sederhana adalah program yang mengatur pesan dan melacak ketersediaan karyawan.Program -program ini memungkinkan resepsionis untuk membuat catatan elektronik dari semua pesan yang masuk, termasuk waktu pengiriman ke penerima.Mereka juga dapat memiliki fitur kalender yang memberikan informasi terkini tentang lokasi karyawan selain memungkinkan resepsionis untuk membuat janji untuk orang lain.Beberapa program juga berintegrasi dengan fungsi lain seperti email untuk meningkatkan kemampuan pengiriman pesan.
Ada juga jenis perangkat lunak resepsionis yang digunakan untuk melacak dan membantu penggunaan telepon di perusahaan di mana ada volume tinggi aktivitas panggilan.Produk -produk ini biasanya terdiri dari layar yang menampilkan informasi tentang panggilan dan alat untuk membuatnya.Informasi dapat mencakup nomor saat ini, panggilan dalam antrian, dan informasi pelanggan dasar.Alat dapat mencakup apa pun yang dapat membantu dalam melakukan panggilan, seperti keypad, menahan dan menggantung kemampuan, dan identifikasi penelepon (ID).
Perangkat lunak resepsionis yang membantu pengguna melakukan panggilan juga dapat melakukan fungsi untuk baris lain.Dapat memeriksa untuk melihat apakah baris tertentu gratis dan secara otomatis mentransfer panggilan atau mengirimkannya ke voicemail.Kemampuan ini dapat mencakup satu atau beberapa lokasi, tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi.Beberapa produk juga memungkinkan fungsionalitas multi-line, seperti kemampuan untuk mengatur dan memoderasi panggilan konferensi.
Beberapa jenis perangkat lunak resepsionis dirancang untuk mengelola tantangan industri tertentu.Misalnya, ada produk untuk industri medis yang memiliki fungsi untuk memproses dokumen pasien, mengirimkan pengingat janji temu, dan mengelola opsi pelayanan mandiri untuk pasien.Fitur seperti ini dimaksudkan untuk mengotomatisasi beberapa aspek yang paling berulang dari pekerjaan penerimaan di area tertentu.
Apa pun fungsinya, sebagian besar perangkat lunak resepsionis akan memiliki antarmuka pengguna grafis (GUI).Ini akan sering menunjukkan semua alat yang tersedia di satu layar.Bagaimana itu diatur dan berapa banyak fitur yang ada sangat bervariasi di antara berbagai produk.Misalnya, beberapa jenis perangkat lunak menunjukkan satu panggilan atau ekstensi pada satu waktu, sementara yang lain menunjukkan beberapa ekstensi dan status mereka pada satu layar.