Τι είναι ο συντονιστής αλλαγής;

Ο πρωταρχικός ρόλος του συντονιστή αλλαγής είναι ο συντονισμός της ροής των εγγράφων που περιβάλλει τις αλλαγές σε ένα συνεχιζόμενο έργο ή ένα μεγάλο σύστημα.Προκειμένου να είναι επιτυχής σε αυτό το ρόλο, πρέπει να είναι προσανατολισμένη στις λεπτομέρειες, να απολαύσει τη συνεργασία με σύνθετα έργα και να έχει εξαιρετικές δεξιότητες πολλαπλών εργασιών.Η διαχείριση της αλλαγής είναι η διαδικασία ελέγχου και διαχείρισης της αλλαγής και αυτή η θέση είναι κρίσιμη σε αυτή τη διαδικασία.

Δεν υπάρχει συγκεκριμένο πρόγραμμα κατάρτισης για να γίνει συντονιστής αλλαγής.Αντ 'αυτού, η συντριπτική πλειοψηφία των εργοδοτών απαιτεί από τον συντονιστή αλλαγής να έχει ολοκληρώσει την επίσημη μεταδευτεροβάθμια εκδήλωση σε ένα σχετικό πεδίο.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει συστήματα λογιστικής, επιχειρήσεων, διαχείρισης ή πληροφοριακών υπολογιστών.Αυτά τα προγράμματα μπορούν να ολοκληρωθούν είτε στο πανεπιστήμιο είτε στο κοινοτικό επίπεδο κολλεγίων και συνήθως να πάρουν τρία έως τέσσερα χρόνια πλήρους απασχόλησης.

Τα τρία κύρια καθήκοντα για έναν συντονιστή αλλαγής είναι η εφαρμογή μιας διαδικασίας διαχείρισης αλλαγών, σχεδιάζοντας την επιχειρηματική διαδικασία για να την υποστηρίξει και εξασφαλίζοντας τη συμμόρφωση.Οι λεπτομέρειες της διαδικασίας θα ποικίλουν, αλλά θα υπάρχει πάντα το άτομο που ζητά την αλλαγή, τον υπεύθυνο του έργου που είναι υπεύθυνος για την αναθεώρηση του αιτήματος και την ειδοποίηση της ομάδας της κατάστασης του αιτήματος.Οι περισσότερες εταιρείες σχεδιάζουν μια μορφή πολλαπλών μερών ή ηλεκτρονική ροή εργασίας για τη διαχείριση αυτής της διαδικασίας.

Υπάρχουν δύο πτυχές για την αλλαγή της διαχείρισης που πρέπει να υπάρχουν για να λειτουργήσει σωστά: τεκμηρίωση του αιτήματος και η κατάλληλη έγκριση.Η τεκμηρίωση του αιτήματος πρέπει να περιλαμβάνει το πραγματικό στοιχείο που θα αλλάξει, την επιχείρηση λογική για το αίτημα και τα αναμενόμενα οφέλη και τους κινδύνους που ενυπάρχουν με το αίτημα.Όλες οι αλλαγές πρέπει να έχουν ένα σαφές όφελος, είτε με τη βελτίωση μιας διαδικασίας είτε για τον καθορισμό ενός προβλήματος.

Η διαδικασία έγκρισης είναι απαραίτητη για τη διαχείριση των αλλαγών και είναι ευθύνη του συντονιστή αλλαγής να διασφαλίσει ότι όλα τα αιτήματα εγκρίνονται από το κατάλληλο άτομο.Απαιτώντας έγκριση από ανώτερο προσωπικό, όλα τα αιτήματα πρέπει να εξηγηθούν σε ένα μέλος της ομάδας διαχείρισης, ο οποίος ενδέχεται να έχει διαφορετική προοπτική και να δει πρόσθετους κινδύνους ή οφέλη.Επιπλέον, αυτή η διαδικασία μειώνει τον κίνδυνο ότι το προσωπικό θα ζητήσει αλλαγή που θα μειώσει τους εσωτερικούς ελέγχους.

Η διασφάλιση της συμμόρφωσης αποτελεί σημαντικό μέρος του ρόλου του συντονιστή αλλαγής.Αυτός ή αυτή είναι υπεύθυνος για την έκδοση αριθμών παρακολούθησης για αλλαγές και την αναθεώρηση των σχεδίων έργου για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα αιτήματα αλλαγής έχουν έναν αριθμό που τους έχει ανατεθεί.Επιπλέον, είναι σημαντικό να επικυρωθεί ότι ο εγκληματίας είναι υπεύθυνος για την περιοχή που θα επηρεαστεί από το αίτημα αλλαγής.Για παράδειγμα, ο διαχειριστής δαπέδου δεν θα πρέπει να είναι σε θέση να εγκρίνει ένα αίτημα αλλαγής σχετικά με το κεντρικό χρηματοπιστωτικό σύστημα, καθώς δεν είναι υπεύθυνος για αυτόν τον τομέα.