Apa itu Koordinator Perubahan?

Peran utama dari koordinator perubahan adalah untuk mengoordinasikan aliran dokumen seputar perubahan apa pun pada proyek yang sedang berlangsung atau sistem besar.Agar berhasil dalam peran ini, ia harus berorientasi pada detail, menikmati bekerja dengan proyek yang kompleks, dan memiliki keterampilan multi-tasking yang sangat baik.Manajemen perubahan adalah proses mengendalikan dan mengelola perubahan, dan posisi ini sangat penting dalam proses ini.

Tidak ada program pelatihan khusus untuk menjadi koordinator perubahan.Sebaliknya, sebagian besar pengusaha mengharuskan koordinator perubahan telah menyelesaikan formal pasca-sekolah menengah di bidang terkait.Ini mungkin termasuk akuntansi, bisnis, manajemen, atau sistem informasi komputer.Program-program ini dapat diselesaikan di tingkat universitas atau perguruan tinggi komunitas dan biasanya membutuhkan tiga hingga empat tahun studi penuh waktu.

Tiga tugas utama untuk koordinator perubahan adalah implementasi dari proses manajemen perubahan, merancang proses bisnis untuk mendukungnya, dan memastikan kepatuhan.Rincian proses akan bervariasi, tetapi akan selalu ada orang yang meminta perubahan, manajer proyek yang bertanggung jawab untuk meninjau permintaan, dan pemberitahuan tim status permintaan.Sebagian besar perusahaan merancang bentuk multi-bagian atau aliran kerja elektronik untuk mengelola proses ini.

Ada dua aspek untuk mengubah manajemen yang harus ada agar dapat bekerja dengan baik: dokumentasi permintaan dan persetujuan yang sesuai.Dokumentasi permintaan harus mencakup item aktual yang akan diubah, rasional bisnis untuk permintaan, dan manfaat dan risiko yang diharapkan yang melekat dengan permintaan tersebut.Semua perubahan harus memiliki manfaat yang jelas, baik dengan meningkatkan proses atau memperbaiki masalah.

Proses persetujuan sangat penting dalam manajemen perubahan, dan itu adalah tanggung jawab koordinator perubahan untuk memastikan bahwa semua permintaan disetujui oleh orang yang sesuai.Dengan membutuhkan persetujuan dari staf senior, semua permintaan harus dijelaskan kepada anggota tim manajemen, yang mungkin memiliki perspektif yang berbeda dan melihat risiko atau manfaat tambahan.Selain itu, proses ini mengurangi risiko bahwa staf akan meminta perubahan yang akan mengurangi kontrol internal.

Memastikan kepatuhan adalah bagian penting dari peran koordinator perubahan.Ia bertanggung jawab untuk mengeluarkan nomor pelacakan untuk perubahan dan meninjau rencana proyek untuk memastikan semua permintaan perubahan memiliki nomor yang ditugaskan untuk mereka.Selain itu, penting untuk memvalidasi bahwa pemberi persetujuan bertanggung jawab atas area yang akan dipengaruhi oleh permintaan perubahan.Misalnya, manajer lantai tidak boleh menyetujui permintaan perubahan mengenai sistem keuangan pusat, karena ia tidak bertanggung jawab atas area itu.