Điều phối viên thay đổi là gì?

Vai trò chính của điều phối viên thay đổi là điều phối dòng tài liệu xung quanh bất kỳ thay đổi nào đối với một dự án đang diễn ra hoặc hệ thống lớn.Để thành công trong vai trò này, anh ấy hoặc cô ấy phải định hướng chi tiết, thích làm việc với các dự án phức tạp và có kỹ năng đa tác vụ tuyệt vời.Quản lý thay đổi là quá trình kiểm soát và quản lý thay đổi, và vị trí này rất quan trọng trong quá trình này.Không có chương trình đào tạo cụ thể để trở thành điều phối viên thay đổi.Thay vào đó, đại đa số các nhà tuyển dụng yêu cầu điều phối viên thay đổi phải hoàn thành việc bán hàng sau trung học chính thức trong một lĩnh vực liên quan.Điều này có thể bao gồm kế toán, kinh doanh, quản lý hoặc hệ thống thông tin máy tính.Các chương trình này có thể được hoàn thành ở cấp đại học hoặc đại học cộng đồng và thường mất ba đến bốn năm học toàn thời gian.Ba nhiệm vụ chính cho một điều phối viên thay đổi là việc thực hiện quy trình quản lý thay đổi, thiết kế quy trình kinh doanh để hỗ trợ nó và đảm bảo tuân thủ.Các chi tiết của quy trình sẽ khác nhau, nhưng sẽ luôn có người yêu cầu thay đổi, người quản lý dự án chịu trách nhiệm xem xét yêu cầu và thông báo của nhóm về trạng thái của yêu cầu.Hầu hết các công ty thiết kế một hình thức đa phần hoặc luồng công việc điện tử để quản lý quá trình này.Có hai khía cạnh để quản lý thay đổi phải được thực hiện để nó hoạt động chính xác: Tài liệu về yêu cầu và phê duyệt phù hợp.Tài liệu của yêu cầu phải bao gồm mục thực tế sẽ được thay đổi, doanh nghiệp hợp lý cho yêu cầu và các lợi ích và rủi ro dự kiến vốn có theo yêu cầu.Tất cả thay đổi phải có một lợi ích rõ ràng, bằng cách cải thiện quy trình hoặc khắc phục sự cố.Quy trình phê duyệt là rất cần thiết trong quản lý thay đổi và trách nhiệm điều phối viên thay đổi là đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu được người thích hợp chấp thuận.Bằng cách yêu cầu sự chấp thuận của nhân viên cấp cao, tất cả các yêu cầu phải được giải thích cho một thành viên của nhóm quản lý, người có thể có quan điểm khác nhau và thấy các rủi ro hoặc lợi ích bổ sung.Ngoài ra, quá trình này làm giảm rủi ro mà nhân viên sẽ yêu cầu thay đổi sẽ làm giảm các biện pháp kiểm soát nội bộ.Đảm bảo tuân thủ là một phần quan trọng trong vai trò điều phối viên thay đổi.Anh ấy hoặc cô ấy chịu trách nhiệm phát hành các số theo dõi cho các thay đổi và xem xét các kế hoạch dự án để đảm bảo tất cả các yêu cầu thay đổi đều có một số được gán cho chúng.Ngoài ra, điều quan trọng là phải xác nhận rằng người phê duyệt chịu trách nhiệm cho khu vực sẽ bị ảnh hưởng bởi yêu cầu thay đổi.Ví dụ, người quản lý sàn không thể phê duyệt yêu cầu thay đổi liên quan đến hệ thống tài chính trung tâm, vì anh ta hoặc cô ta không chịu trách nhiệm cho khu vực đó.