ผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงคืออะไร?

บทบาทหลักของผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงคือการประสานงานการไหลของเอกสารรอบ ๆ การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในโครงการต่อเนื่องหรือระบบขนาดใหญ่เพื่อที่จะประสบความสำเร็จในบทบาทนี้เขาหรือเธอจะต้องมุ่งเน้นรายละเอียดสนุกกับการทำงานกับโครงการที่ซับซ้อนและมีทักษะการทำงานหลายอย่างที่ยอดเยี่ยมการจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการควบคุมและจัดการการเปลี่ยนแปลงและตำแหน่งนี้มีความสำคัญในกระบวนการนี้

ไม่มีโปรแกรมการฝึกอบรมที่เฉพาะเจาะจงที่จะเป็นผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงแต่นายจ้างส่วนใหญ่ต้องการให้ผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงได้เสร็จสิ้นการศึกษาหลังมัธยมศึกษาในสาขาที่เกี่ยวข้องซึ่งอาจรวมถึงการบัญชีธุรกิจการจัดการหรือระบบข้อมูลคอมพิวเตอร์โปรแกรมเหล่านี้สามารถทำได้ทั้งในระดับมหาวิทยาลัยหรือวิทยาลัยชุมชนและมักจะใช้เวลาสามถึงสี่ปีของการศึกษาเต็มเวลา

ภารกิจหลักสามประการสำหรับผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงคือการดำเนินการตามกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจเพื่อสนับสนุนและมั่นใจในการปฏิบัติตามรายละเอียดของกระบวนการจะแตกต่างกันไป แต่จะมีบุคคลที่ร้องขอการเปลี่ยนแปลงผู้จัดการโครงการที่รับผิดชอบในการตรวจสอบคำขอและการแจ้งเตือนของทีมสถานะของคำขอบริษัท ส่วนใหญ่ออกแบบรูปแบบหลายส่วนหรือกระแสงานอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจัดการกระบวนการนี้

มีสองด้านในการเปลี่ยนแปลงการจัดการที่ต้องทำงานเพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง: เอกสารของคำขอและการอนุมัติที่เหมาะสมเอกสารของคำขอจะต้องรวมรายการจริงที่จะเปลี่ยนแปลงเหตุผลทางธุรกิจสำหรับคำขอและผลประโยชน์ที่คาดหวังและความเสี่ยงที่เกิดขึ้นกับคำขอการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะต้องได้รับประโยชน์ที่ชัดเจนไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงกระบวนการหรือแก้ไขปัญหา

กระบวนการอนุมัติเป็นสิ่งจำเป็นในการจัดการการเปลี่ยนแปลงและเป็นความรับผิดชอบของผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้แน่ใจว่าคำขอทั้งหมดได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เหมาะสมโดยต้องได้รับการอนุมัติจากเจ้าหน้าที่อาวุโสคำขอทั้งหมดจะต้องอธิบายให้สมาชิกของทีมผู้บริหารซึ่งอาจมีมุมมองที่แตกต่างกันและดูความเสี่ยงหรือผลประโยชน์เพิ่มเติมนอกจากนี้กระบวนการนี้จะช่วยลดความเสี่ยงที่พนักงานจะขอการเปลี่ยนแปลงที่จะลดการควบคุมภายใน

การรับรองการปฏิบัติตามเป็นส่วนสำคัญของบทบาทผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงเขาหรือเธอมีหน้าที่รับผิดชอบในการออกหมายเลขติดตามสำหรับการเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบแผนโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคำขอการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดมีหมายเลขที่ได้รับมอบหมายให้พวกเขานอกจากนี้สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าผู้อนุมัติมีหน้าที่รับผิดชอบในพื้นที่ที่จะได้รับผลกระทบจากคำขอเปลี่ยนแปลงตัวอย่างเช่นผู้จัดการชั้นไม่ควรอนุมัติคำขอการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับระบบการเงินกลางเนื่องจากเขาหรือเธอไม่รับผิดชอบต่อพื้นที่นั้น