Τι είναι ένα συμμορφούμενο αντίγραφο;

Τα συμμορφωμένα αντίγραφα είναι ακριβή αντίγραφα ενός εγγράφου που προετοιμάζεται όταν δεν είναι δυνατόν απλά να αντιγράψουμε ένα αντίγραφο του αρχικού εγγράφου.Ουσιαστικά, αυτό καθιστά το συμμορφωμένο αντίγραφο μια αναδημιουργία του πρωτότυπου.Για να είναι αυτός ο τύπος αντιγράφου, το έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία του πρωτότυπου, χωρίς αλλαγές στη διατύπωση ή τη δομή, ανεξάρτητα από το πόσο μικρές ή ασήμαντες μπορεί να εμφανιστούν οι αλλαγές.

Ένα συμμορφούμενο αντίγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διάφορες περιπτώσεις.Τα δικαστικά συστήματα επιτρέπουν τη χρήση τέτοιων εγγράφων και συχνά τα χρησιμοποιούν για σκοπούς κατάθεσης.Όταν συμβαίνει αυτό, το αντίγραφο πληκτρολογείται και κατασκευάζεται ακριβώς όπως το πρωτότυπο.Επιπλέον, θα συμπεριληφθούν επίσης στο έγγραφο οποιεσδήποτε σημειώσεις που είναι χειρόγραφες στα περιθώρια.Ένας δικαστικός υπάλληλος θα συγκρίνει το αντίγραφο με το πρωτότυπο για να διασφαλίσει ότι όλες οι πτυχές των δύο εγγράφων είναι ίδιες, συμπεριλαμβανομένων τυχόν ημερομηνιών.Εάν η υπογραφή ενός δικαστή εμφανιστεί στο πρωτότυπο, ο δικαστής μπορεί να υπογράψει το συμμορφούμενο αντίγραφο ή το όνομα του δικαστή μπορεί να πληκτρολογηθεί και να χρονολογηθεί στα κατάλληλα πεδία.Μόλις ολοκληρωθεί η σύγκριση και ο υπάλληλος καθορίζει ότι τα έγγραφα είναι καθρέφτες μεταξύ τους, το αντίγραφο σφραγίζεται και έχει ανατεθεί ημερομηνία κατάθεσης.

Οι επιχειρήσεις κάνουν επίσης χρήση αυτής της μορφής.Αυτό συμβαίνει συχνά όταν πολλά τμήματα χρειάζονται πρόσβαση σε συμβάσεις και άλλα σημαντικά έγγραφα.Τα αρχικά υπογεγραμμένα έγγραφα διατηρούνται συνήθως σε μια ασφαλή τοποθεσία, ενώ ένα συμμορφούμενο αντίγραφο ή αντίγραφα διατίθενται για γενική χρήση μεταξύ των διαφόρων τμημάτων του οργανισμού.Αυτή η προσέγγιση εξασφαλίζει ότι υπάρχει πάντα ένα αντίγραφο του αρχικού υπογεγραμμένου εγγράφου στο χέρι, αλλά επιτρέπει ευρεία πρόσβαση στους όρους και τις προϋποθέσεις ενός δεδομένου εγγράφου σε όσους χρειάζονται αυτές τις πληροφορίες για να βοηθήσουν τους πελάτες ή να εκτελέσουν με άλλο τρόπο τις εργασίες τους.

Το ίδιο άτομο που υπηρέτησε ως υπογράφων στο αρχικό έγγραφο μπορεί να υπογράψει ένα συμμορφούμενο αντίγραφο.Εάν αυτό δεν είναι δυνατό ή πρακτικό, το όνομα του ατόμου μπορεί να εισαχθεί στο πεδίο υπογραφής.Κατά τον ίδιο τρόπο, είναι δυνατόν να πιστοποιηθεί ή να συμβάλλει σε ένα συμμορφούμενο αντίγραφο.Ωστόσο, αυτή η ενέργεια θεωρείται συνήθως περιττή.