Mi az a megfelelő példány?

A megfelelő példányok egy olyan dokumentum pontos másolata, amely akkor készül, ha nem lehetséges egyszerűen az eredeti dokumentum másolatának másolatát.Alapvetően ez teszi a megfelelő példányt az eredeti újjáépítésévé.Annak érdekében, hogy ilyen típusú másolat legyen, a dokumentumnak tartalmaznia kell az eredeti összes elemét, a megfogalmazás vagy a szerkezet megváltoztatása nélkül, függetlenül attól, hogy kicsi vagy jelentéktelen a változások.

A megfelelő példány számos esetben felhasználható.A bírósági rendszerek lehetővé teszik az ilyen dokumentumok használatát, és gyakran használják őket bejelentési célokra.Amikor ez a helyzet, a példányt beírják és pontosan úgy készítik, mint az eredeti.Ezenkívül a margókban kézzel írott jelöléseket szintén tartalmazza a dokumentumba.A bírósági tisztviselő összehasonlítja a példányt az eredetivel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a két dokumentum minden szempontja hasonló legyen, beleértve a dátumokat is.Ha a bíró aláírása megjelenik az eredetiben, akkor a bíró aláírhatja a megfelelő példányt is, vagy a bíró nevét be lehet írni és a megfelelő mezőkbe keltezni.Miután az összehasonlítás befejeződött, és a tisztviselő megállapítja, hogy a dokumentumok egymás tükröznek, a másolatot lepecsételték és a bejelentési dátumot hozzárendelik.

A vállalkozások ezt a formátumot is használják.Ez gyakran akkor fordul elő, amikor több osztálynak hozzáférést kell biztosítani a szerződésekhez és más fontos dokumentumokhoz.Az eredeti aláírt dokumentumokat általában biztonságos helyen tartják, míg a megfelelő példányt vagy másolatokat a szervezet különböző osztályai között általános felhasználásra rendelkezésre bocsátják.Ez a megközelítés biztosítja, hogy mindig legyen az eredeti aláírt dokumentum másolata, de lehetővé teszi az adott dokumentum feltételeinek széles körű hozzáférését azok számára, akiknek szükségük van erre az információkra az ügyfelek segítéséhez vagy a munkával kapcsolatos feladatok elvégzéséhez.

Ugyanaz a személy, aki az eredeti dokumentum aláírásaként szolgált, aláírhatja a megfelelő példányt.Ha ez nem lehetséges vagy praktikus, akkor az egyén neve beírható az aláírási mezőbe.Hasonlóképpen lehet igazolni vagy jegyezni a megfelelő példányt.Ezt a műveletet azonban általában szükségtelennek tekintik.